8.1. Moet de werkgever nog tussenkomen in de kosten voor het woon-werkverkeer van de werknemer?

Neen.

Vanaf de eerste dag van de maand waarin de werknemer het mobiliteitsbudget krijgt, vervalt elke verplichting voor de werkgever om tussen te komen in de kosten voor de woon-werkverplaatsingen van de werknemer. En dit ongeacht het gebruikte vervoermiddel.

Als de werkgever, buiten het kader van het mobiliteitsbudget, toch tussenkomt in de kosten voor openbaar vervoer of carpooling, een bedrijfsfiets ter beschikking stelt of een fietsvergoeding toekent, worden deze vergoedingen en voordelen beschouwd als loonvoordeel. Ze worden dan onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen. Zij verliezen dus hun specifieke sociale en fiscale behandeling.

De werkgever moet in de overeenkomst die hij afsluit met de werknemer voor het mobiliteitsbudget, verplicht melden dat de werknemer die het voordeel van een mobiliteitsbudget verkrijgt, niet meer kan genieten van volgende specifieke sociale en fiscale vrijstellingen in het kader van het woon-werkverkeer:

  • de vrijstelling van de werkgeverstussenkomst voor het openbaar gemeenschappelijk vervoer;
  • de vrijstelling van de werkgeverstussenkomst voor het gemeenschappelijk vervoer van personeelsleden georganiseerd door de werkgever;
  • de vrijstelling van de fietsvergoeding;
  • de vrijstelling van het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets.

Aangepast - 8.2. Zijn er uitzonderingen op het strikte verbod om specifieke fiscale en sociale vrijstellingen in het kader van het woon-werkverkeer toe te passen in combinatie met het mobiliteitsbudget?

Ja.

Los van het systeem van het mobiliteitsbudget kan een klassieke bedrijfswagen worden gecombineerd met een vrijgestelde:

  • werkgeverstussenkomst in het openbaar gemeenschappelijk vervoer of in het gemeenschappelijk vervoer van personeelsleden georganiseerd door de werkgever (bijvoorbeeld carpooling); en/of
  • fietsvergoeding; en/of
  • fiets die de werkgever ter beschikking stelt (en die de werknemer effectief gebruikt voor de woon-werkverplaatsingen).

De mogelijkheid om de klassieke bedrijfswagen te cumuleren met zo'n vrijgestelde verplaatsingsvergoeding of -voordeel wordt doorgetrokken naar het mobiliteitsbudget.

Wie (het recht op) de klassieke bedrijfswagen al minstens 3 maanden onmiddellijk voorafgaand aan de aanvraag van het mobiliteitsbudget cumuleerde met een vrijgestelde verplaatsingsvergoeding of -voordeel, kan dit ook blijven combineren met het mobiliteitsbudget, met behoud van de bijhorende specifieke sociale en fiscale behandeling.

Het wordt aanbevolen om deze uitzondering – indien van toepassing – ook te vermelden in de overeenkomst, afgesloten tussen de werkgever en de werknemer voor het mobiliteitsbudget, en te specifiëren over welke vergoedingen en/of voordelen het precies gaat.

8.3. Blijft de werkgever voor altijd “bevrijd” van de verplichting om tussen te komen in de kosten voor het woon-werkverkeer van de werknemer?

Neen.

Vanaf de eerste dag van de maand waarin het mobiliteitsbudget wordt stopgezet, herleven de verplichtingen voor de tussenkomst in de kosten voor de woon-werkverplaatsingen van de werknemer. Zowel de wettelijke verplichtingen, als de sectorale verplichtingen en/of verplichtingen die gelden op ondernemingsvlak.

Aangepast - 8.4. Kan de werkgever bovenop het mobiliteitsbudget nog een vrijgestelde kilometervergoeding toekennen voor professionele verplaatsingen?

De werkgever is arbeidsrechtelijk verplicht om voor de uitvoering van het werk de nodige hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen. Hij kan dat doen in natura (bv. door een wagen ter beschikking te stellen) of in geld (door een vergoeding te betalen).

Daarom zal de werkgever in bepaalde gevallen bovenop het mobiliteitsbudget nog een kilometervergoeding toekennen voor professionele verplaatsingen.

Die kilometervergoeding kan bovendien vrij van socialezekerheidsbijdragen en belastingen worden toegekend mits bepaalde voorwaarden zijn voldaan.

In dit kader kunnen drie situaties worden onderscheiden:

De werknemer kiest voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen met tankkaart in pijler 1

In dat geval mag er worden verondersteld dat de werkgever de nodige hulpmiddelen ter beschikking heeft gesteld om de professionele verplaatsing te kunnen maken.

De werkgever is dan niet verplicht om bovenop de terbeschikkingstelling van de wagen met tankkaart nog een bijkomende vergoeding te betalen.

Doet hij dat toch, dan is die kilometervergoeding onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen als de werknemer gebruik heeft gemaakt van zijn bedrijfswagen voor de professionele verplaatsing waarop de vergoeding betrekking heeft.

Als de werknemer daarentegen gebruik heeft gemaakt van een eigen wagen, dan gelden de gebruikelijke regels.

De werknemer kiest voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen zonder tankkaart in pijler 1

In dat geval zal de werknemer nog steeds een bijkomende kost hebben wanneer hij de professionele verplaatsing met de wagen aflegt.

De werkgever is dan verplicht om bovenop de terbeschikkingstelling van de wagen zonder tankkaart nog een bijkomende vergoeding te betalen, maar die verplichting is beperkt tot de werkelijke brandstofkosten. Daarnaast kan de werkgever onder meer gebruik maken van het forfait van 0,3653 euro per kilometer – dit is het bedrag van de kilometervergoeding die de Staat aan zijn personeelsleden toekent voor dienstverplaatsingen met een eigen wagen (dit bedrag geldt voor de periode van 1 juli 2019 tot 30 juni 2020). De brandstofkosten vertegenwoordigen 30% van het voormelde forfait.

Als de werkgever toch een hogere kilometervergoeding toekent, dan is het bedrag dat de werkelijke brandstofkosten of 30% van het voormelde forfait te boven gaat, en voor zover die hogere forfaitaire vergoeding niet is bepaald overeenkomstig bepaalde normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven, onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen als de werknemer gebruik heeft gemaakt van zijn bedrijfswagen voor de professionele verplaatsing waarop de vergoeding betrekking heeft.

Als de werknemer daarentegen gebruikt heeft gemaakt van een eigen wagen, dan gelden de gebruikelijke regels.

De werknemer kiest geen bedrijfswagen in pijler 1

Wanneer de werknemer zich in opdracht van de werkgever moet verplaatsen en daarvoor een eigen wagen gebruikt, moet de werkgever hem hiervoor in principe vergoeden, maar die verplichting is beperkt tot de werkelijke autokosten. Daarnaast kan de werkgever onder meer gebruik maken van het volledige forfait van 0,3653 euro per professioneel afgelegde kilometer.

Als de werkgever toch een hogere kilometervergoeding toekent, dan is het bedrag dat de werkelijke autokosten of het voormelde forfait te boven gaat, en voor zover die hogere forfaitaire vergoeding niet is bepaald overeenkomstig bepaalde normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven, onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

8.5. Kan de werkgever bovenop het mobiliteitsbudget nog een poolwagen ter beschikking stellen voor professionele verplaatsingen?

Ja, op voorwaarde dat de poolwagen louter en alleen mag worden gebruikt voor professionele verplaatsingen. In dat geval heeft de ter beschikking stelling van de poolwagen voor professionele verplaatsingen geen impact op het mobiliteitsbudget van de werknemer.

Indien de poolwagen ook mag worden gebruikt voor privé-verplaatsingen, zal die wagen worden beschouwd als een deelauto ter beschikking gesteld in het kader van pijler 2, zoals toegelicht in de vraag “Welke keuzes zijn er allemaal mogelijk binnen het mobiliteitsbudget? En hoe worden die keuzes behandeld op het vlak van sociale zekerheid en fiscaliteit?”.