Grootte mobiliteitsbudget

Factoren die het mobiliteitsbudget beïnvloeden

Opvolging mobiliteitsbudget

Overschrijding mobiliteitsbudget

Grootte mobiliteitsbudget

Aangepast - 6.1. Hoe wordt de omvang van het mobiliteitsbudget vastgesteld?

Het bedrag van het mobiliteitsbudget komt overeen met:

  • de jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de ingeleverde bedrijfswagen of de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt;
  • de fiscale en parafiscale lasten; en
  • de met de wagen gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid, zoals de financieringskosten, de brandstofkosten, de verschuldigde solidariteitsbijdrage.

Het uitgangspunt is dus de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen: de total cost of ownership (TCO).

In deze TCO zit de maandelijkse leaseprijs of huurprijs van de wagen, maar ook alle kosten voor brandstof, verzekeringen, de CO2-solidariteitsbijdrage, niet-aftrekbare btw, vennootschapsbelasting op niet-aftrekbare autokosten, enz.

Wanneer de werkgever eigenaar is van de bedrijfswagen, wordt de financieringskost vervangen door een jaarlijkse afschrijving van 20%. Daarbij moet rekening worden gehouden met de werkelijke kostprijs van de bedrijfswagen voor de werkgever, dus ook met de aangerekende opties en accessoires, de toegekende kortingen, de niet-aftrekbare btw, enz. . Eenmaal vastgesteld, wordt dat bedrag jaarlijks verrekend in het mobiliteitsbudget. De afschrijvingstermijn van de ingeleverde bedrijfswagen of de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt, is in dat verband niet relevant.

Wanneer de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de bedrijfswagen, wordt die in mindering gebracht van de TCO.

Bij een terbeschikkingstelling van een elektrische wagen zijn de autokosten voor 120% fiscaal aftrekbaar. Omdat dit een besparing is voor de werkgever, wordt dit belastingvoordeel in mindering gebracht van de TCO.

De TCO omvat, zoals gezegd, alle kosten die met de terbeschikkingstelling van de wagen gepaard gaan.

Wanneer de werkgever in het kader van het bedrijfswagenbeleid de kosten voor carwash en parking betaalt, worden deze kosten ook toegevoegd aan de TCO.

Ook algemene kosten bij de leasingmaatschappij (vb. administratiekosten) moeten worden toegevoegd aan de TCO, op voorwaarde dat zij duidelijk kunnen worden gelinkt aan de ingeleverde bedrijfswagen.

Boetes worden niet toegevoegd aan de TCO omdat zij geen betrekking hebben op de wagen, maar op het weggedrag van de bestuurder.

De kosten voor het beheer van het mobiliteitsbudget worden in mindering gebracht van het mobiliteitsbudget zelf. Ze hebben dus geen impact op de TCO.

6.2. Is er een formule beschikbaar om de TCO te berekenen?

Neen.

Er is geen formule beschikbaar voor de berekening van de TCO.

Nieuw - 6.3. Wat gebeurt er als de TCO foutief wordt berekend?

Artikel 12 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget regelt de manier waarop het bedrag van het mobiliteitsbudget moet worden berekend. Artikel 26 van voormelde wet voorziet in een sanctie bij een inbreuk op die bepaling: de gunstige sociaalrechtelijke en fiscaalrechtelijke behandeling van het toegekende mobiliteitsbudget vervalt.

In dat geval moet de werkgever het mobiliteitsbudget van de werknemer in principe volledig aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

De wet voorziet echter niet in een exhaustief overzicht van de kosten die moeten worden meegerekend bij de vaststelling van de omvang van het mobiliteitsbudget. De wet stelt dat het bedrag van het mobiliteitsbudget overeenkomt met de jaarlijkse bruto kosten voor de werkgever van de bedrijfswagen en de daarmee gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid, en geeft dan enkele voorbeelden. Het is aan de werkgever om te bepalen welke kosten voldoen aan die omschrijving.

Daarom zullen de controlediensten een pragmatische houding aannemen wanneer zij inbreuken vaststellen op artikel 12 van de wet die moeten worden gesanctioneerd overeenkomstig artikel 26 van de wet. Zij zullen toelaten om de TCO onder hun toezicht opnieuw te berekenen wanneer er geen sprake is van kwade trouw, samenspanning tussen partijen en de wettelijke sanctie niet in verhouding zou staan tot de vastgestelde inbreuk(en).

Nieuw - 6.4. Mag het bedrag van het mobiliteitsbudget worden afgerond?

De wet voorziet niet in bijzondere regels met betrekking tot de afronding van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

Bijgevolg moet het bedrag van het mobiliteitsbudget volgens de gebruikelijke regels worden afgerond op twee cijfers na de komma.

6.5. Kosten voor carwash en parking worden vaak door de werkgever (terug)betaald aan de werknemer via een onkostenota/kostenvergoeding (d.i. een vast maandelijks bedrag ter dekking van diverse onkosten). Mogen die kosten dan ook nog eens worden toegevoegd aan de TCO?

Als de carwash- en parkingskosten kwalificeren als “met de wagen gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid” en die kosten door de werkgever ten laste worden genomen, worden die kosten inderdaad meegenomen voor de vaststelling van de TCO, zoals hierboven toegelicht in de vraag “Hoe wordt de omvang van het mobiliteitsbudget vastgesteld?”.

Het spreekt voor zich dat die kosten dan verder worden verrekend op het mobiliteitsbudget en niet nog eens via een andere weg (onkostennota/kostenvergoeding) mogen worden vergoed.

Op die manier is er geen sprake van een dubbel voordeel voor de werknemer, noch van een dubbele kost voor de werkgever.

Nieuw - 6.6. Sommige werkgevers bekostigen een franchise in het kader van hun bedrijfswagenbeleid. Mag die franchise worden toegevoegd aan de TCO?

Als een werkgever gewoonlijk een franchise bekostigt in het kader van zijn bedrijfswagenbeleid, dan maakt die franchise deel uit van de jaarlijkse bruto kosten voor de werkgever van de bedrijfswagen.

De franchise moet worden omgerekend op jaarbasis als ze bijvoorbeeld slechts één keer per leasetermijn van 5 jaar wordt toegekend.
 

Aangepast - 6.7. Een werknemer beschikt vandaag al over een elektrische bedrijfswagen en een laadpaal. Kunnen de kosten voor die laadpaal worden toegevoegd aan de TCO?

Indien de kosten voor de laadpaal van de elektrische wagen (of een plug-inhybridewagen) kwalificeren als “met de wagen gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid” en die kosten door de werkgever ten laste worden genomen, worden die kosten inderdaad meegenomen voor de vaststelling van de TCO.

Er zijn dan twee mogelijkheden:

  • ofwel leaset/huurt de werkgever de bedrijfswagen samen met de laadpaal, en is de kost voor de laadpaal reeds vervat in het lease/huurbedrag dat wordt gebruikt voor de vaststelling van de TCO;
  • ofwel is de werkgever eigenaar van de laadpaal, en wordt de financieringskost van die laadpaal, net zoals dat het geval is wanneer de werkgever eigenaar is van de bedrijfswagen, vervangen door een jaarlijkse afschrijving van 20%.

De beroepskosten voor het gebruik van een elektrische bedrijfswagen zijn tot eind 2019 in de vennootschapsbelasting aftrekbaar ten belope van 120%. Ook de beroepskosten voor een laadpaal voor een elektrische bedrijfswagen vallen hieronder. Aangezien deze kosten voor 120% aftrekbaar zijn, moet dit belastingvoordeel (20%), net zoals dat het geval is voor de ter beschikking gestelde elektrische bedrijfswagen (zie ook de vraag “Hoe wordt de omvang van het mobiliteitsbudget vastgesteld?”), in mindering worden gebracht van de TCO.

Nieuw - 6.8. Bij een terbeschikkingstelling van een klassieke bedrijfswagen zijn de autokosten meestal slechts gedeeltelijk fiscaal aftrekbaar. Op welke manier wordt de fiscale last berekend die moet worden toegevoegd aan de TCO?

Het bedrag van het mobiliteitsbudget komt overeen met de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen: de total cost of ownership (TCO).

Naast de jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de ingeleverde bedrijfswagen of de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt, kan de TCO hoger of lager uitvallen door de (para)fiscale lasten van de betrokken bedrijfswagen.

In de meeste gevallen is de fiscale aftrek van een bedrijfswagen lager dan 100%. In die gevallen verhoogt de jaarlijkse bruto kostprijs van die wagen voor de werkgever aangezien hij belasting moet betalen op niet-aftrekbare autokosten. Zo zal een KMO met een belastingtarief van 20% vennootschapsbelasting, 20 euro per 100 euro niet-aftrekbare autokosten toevoegen aan de TCO.

Bij elektrische bedrijfswagens zijn de autokosten momenteel nog voor 120% fiscaal aftrekbaar. Omdat dit een besparing is voor de werkgever, wordt dit belastingvoordeel in mindering gebracht van de TCO (zie ook de vraag “Bij een terbeschikkingstelling van een elektrische wagen zijn de autokosten voor 120% fiscaal aftrekbaar. Op welke manier wordt het belastingvoordeel berekend dat in mindering moet worden gebracht van de TCO?”).

Nieuw -  6.9. Moet het VAA van de bedrijfswagen waarmee de werknemer rondrijdt of waarop hij recht heeft, worden toegevoegd aan de TCO?

Het voordeel van alle aard (VAA) van de bedrijfswagen wordt niet in mindering gebracht van de TCO. Het betreft immers geen kostenvermindering in hoofde van de werkgever.

Wanneer de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de bedrijfswagen, wordt die wel in mindering gebracht van de TCO. In dat geval is er wel sprake van een kostenvermindering in hoofde van de werkgever.

Een gedeelte van het voordeel van alle aard (naargelang het geval: 17% of 40%) betreft wel een verworpen uitgave waarvoor dezelfde redenering geldt als voor niet-aftrekbare autokosten. De vennootschapsbelasting op die verworpen uitgaven wordt toegevoegd aan de TCO (zie ook de vraag “Bij een terbeschikkingstelling van een klassieke bedrijfswagen zijn de autokosten meestal slechts gedeeltelijk fiscaal aftrekbaar. Op welke manier wordt de fiscale last berekend die moet worden toegevoegd aan de TCO?”).
 

6.10. Bij een terbeschikkingstelling van een elektrische wagen zijn de autokosten voor 120% fiscaal aftrekbaar. Op welke manier wordt het belastingvoordeel berekend dat in mindering moet worden gebracht van de TCO?

Als een elektrische wagen een kostprijs heeft van bijvoorbeeld 30.000 euro en in aanmerking komt voor 120% fiscale aftrek, dan is er op 6.000 euro een belastingvoordeel genoten, waarbij het bedrag afhangt van het belastingtarief van de onderneming.

Dat voordeel betreft een besparing voor de werkgever waardoor het in mindering moet worden gebracht van de TCO.

Die vermindering van de TCO vindt enkel plaats indien het betrokken voordeel is genoten in de periode waarop de berekening van het mobiliteitsbudget betrekking heeft.

Eenmaal de 120% fiscale aftrek vanaf 2020 in de vennootschapsbelasting verdwijnt, zal de vermindering van de TCO met dat voordeel ook geleidelijk aan verdwijnen.

6.11. Kan de omvang van het mobiliteitsbudget worden vastgesteld zonder rekening te houden met de kosten van de werkgever voor professionele verplaatsingen, met de bedoeling om die verplaatsingen afzonderlijk te vergoeden aan de werknemer bovenop het mobiliteitsbudget?

Neen.

Het is niet mogelijk om een mobiliteitsbudget te berekenen zonder rekening te houden met de kosten van de werkgever voor professionele verplaatsingen.

Het uitgangspunt voor de berekening van het mobiliteitsbudget is immers de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen, zoals hierboven toegelicht in de vraag “Hoe wordt de omvang van het mobiliteitsbudget vastgesteld?”.

De manier waarop professionele verplaatsingen kunnen worden vergoed na toekenning van een mobiliteitsbudget, wordt bepaald door de keuze van de werknemer in pijler 1, zoals verder toegelicht in de vraag “Kan de werkgever bovenop het mobiliteitsbudget nog een vrijgestelde kilometervergoeding toekennen voor professionele verplaatsingen?”.
 

6.12. Moet het mobiliteitsbudget per individuele werknemer worden bepaald of mag de werkgever een mobiliteitsbudget per functiecategorie vaststellen?

In principe moet het mobiliteitsbudget per individuele werknemer worden bepaald in functie van de wagen en het verbruik van elke werknemer afzonderlijk.

De Administratie aanvaardt ook dat de werkgever het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, op voorwaarde dat hij deze alternatieve methode opneemt in het aanbod aan alle werknemers en ook toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers die een bedrijfswagen hebben.

Er moet consistent eenzelfde methode worden toegepast:

  • ofwel een vaststelling van het mobiliteitsbudget per individuele werknemer;
  • ofwel op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort.

De gemaakte keuze geldt voor een periode van drie jaar. Pas nadien kan de werkgever kiezen voor de toepassing van de andere methode. Reeds gesloten overeenkomsten blijven onverminderd gelden.

6.13. Hoe bepaalt de werkgever het mobiliteitsbudget voor werknemers die geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen?

Er zijn verschillende mogelijkheden:

  • ofwel krijgt de werknemer een bepaald budget:
    • per maand (bij leasingformules); of
    • op jaarbasis (bij aankoop);
  • ofwel kan de werknemer kiezen uit bepaalde types bedrijfswagens op basis van een door de werkgever samengestelde lijst.

Het mobiliteitsbudget wordt bepaald op basis van de bedrijfswagen die de werknemer zou hebben gekozen. Hij moet dus een fictieve bedrijfswagen selecteren en deze vervolgens niet nemen. De werkgever moet op basis van die keuze dan de TCO vaststellen.

Hetzelfde doet zich voor bij een functieverandering of promotie. Wanneer de werknemer daardoor recht heeft op een wagen van een lagere of hogere categorie, wordt het bedrag van het mobiliteitsbudget aangepast op basis van de bijhorende fictieve wagen.

De Administratie aanvaardt ook hier dat de werkgever het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, op voorwaarde dat hij deze alternatieve methode opneemt in het aanbod aan alle werknemers en ook toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers die geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen.

Er moet consistent eenzelfde methode worden toegepast:

  • ofwel een vaststelling van het mobiliteitsbudget per individuele werknemer;
  • ofwel op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort.

De gemaakte keuze geldt voor een periode van drie jaar. Pas nadien kan de werkgever kiezen voor de toepassing van de andere methode. Reeds gesloten overeenkomsten blijven onverminderd gelden.

Let op! Een werkgever kan een verschillende methode toepassen voor werknemers die al een bedrijfswagen hebben (vb. op basis van de bedrijfswagen die wordt ingeruild voor een mobiliteitsbudget) en voor werknemers die nog geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen (vb. op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort).

Nieuw - 6.14. Mag de werkgever de TCO berekenen van alle huidige bedrijfswagens in een bepaalde functiecategorie, daarvan een gemiddelde nemen en dat gemiddelde gebruiken als referentie voor de toekenning van het mobiliteitsbudget aan die functiecategorie?

Ja.

De werkgever mag het mobiliteitsbudget vaststellen op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, met gebruikmaking van de berekening van de gemiddelde TCO van alle huidige bedrijfswagens binnen éénzelfde functiecategorie.
 

6.15. Een werknemer had recht op een bedrijfswagen, maar heeft een wagen van een lagere categorie gekozen dan van de categorie waarop hij recht had. Wat is het uitgangspunt voor de berekening van de TCO?

In deze situatie mag het mobiliteitsbudget worden berekend rekening houdende met de (hogere) categorie van bedrijfswagen waarop de werknemer recht had.

De werkgever mag daarbij dezelfde methoden gebruiken voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget als diegene voor werknemers die geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen, zoals hierboven toegelicht in de vraag “Hoe bepaalt de werkgever het mobiliteitsbudget voor werknemers die geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen?”.

6.16. Hoe bepaalt de werkgever hoeveel brandstofkosten in rekening moeten worden gebracht bij de vaststelling van de omvang van het mobiliteitsbudget?

Het mobiliteitsbudget wordt berekend op basis van de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen, zoals hierboven toegelicht in de vraag “Hoe wordt de omvang van het mobiliteitsbudget vastgesteld?”.

De brandstofkosten zijn begrepen in de maandelijkse leaseprijs of huurprijs van de wagen

In dat geval worden uiteraard geen bijkomende brandstofkosten toegevoegd aan het mobiliteitsbudget.

De brandstofkosten zijn niet begrepen in de maandelijkse leaseprijs of huurprijs van de wagen

In dat geval wordt de totale bruto kostprijs voor de werkgever van de brandstofkosten van de bedrijfswagen van de werknemer over het jaar voorafgaand aan zijn aanvraag, opgenomen in het mobiliteitsbudget.

Wanneer een referentiewagen wordt gebruikt voor de vaststelling van de omvang van het mobiliteitsbudget (zie ook de vragen “Moet het mobiliteitsbudget per individuele werknemer worden bepaald of mag de werkgever een mobiliteitsbudget per functiecategorie vaststellen?” en “Hoe bepaalt de werkgever het mobiliteitsbudget voor werknemers die geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen?”), zal ook een referentiebudget worden gebruikt voor de vaststelling van de omvang van de brandstofkosten.

Aangezien het bedrag van het mobiliteitsbudget normaal gezien varieert in functie van de brandstofkosten van de werknemer, aanvaardt de Administratie dat het bedrag van de brandstofkosten varieert in functie van het woon-werkverkeer van de werknemer onder de volgende voorwaarden:

  • de werkgever bepaalt het bedrag van de brandstofkosten op basis van de werkelijke brandstofkosten van zijn onderneming. Bij wijze van alternatief mag hij gebruik maken van volgende forfaitaire methode van vaststelling: 200 dagen x afstand woon-werkverkeer x 2 x 30% van het forfait van 0,3653 euro per kilometer – dit is het bedrag van de kilometervergoeding die de Staat aan zijn personeelsleden toekent voor dienstverplaatsingen (dit bedrag geldt voor de periode van 1 juli 2019 tot 30 juni 2020);
  • de werkgever neemt deze methode van vaststelling van de TCO uitdrukkelijk op in het aanbod aan alle werknemers;
  • de werkgever past deze methode van vaststelling van de TCO toe voor alle werknemers.

6.17. Hoe wordt het mobiliteitsbudget berekend wanneer de werknemer in de loop van een kalenderjaar instapt?

Het mobiliteitsbudget is gelijk aan de reële jaarlijkse kostprijs voor de werkgever van de bedrijfswagen die de werknemer opgeeft of waar de werknemer recht op had.

Het is dus een jaarbedrag, dat wordt toegekend in functie van het aantal kalendermaanden dat de werknemer in het betrokken kalenderjaar deelneemt aan het systeem van het mobiliteitsbudget.

Het is niet de bedoeling om bij instap in december het mobiliteitsbudget voor een volledig jaar ter beschikking te stellen. Door de verplichte afrekening op het einde van elk kalenderjaar, zou een werknemer nauwelijks duurzame mobiliteitskeuzes kunnen maken. Hierdoor zou bijna het volledige jaarbedrag als cash in pijler 3 moeten worden uitbetaald. Zo’n benadering zou ook niet budgetneutraal zijn voor de werkgever.

6.18. Wordt het bedrag van het mobiliteitsbudget beïnvloed door het feit dat de werknemer deeltijds werkt op het ogenblik van instap in het mobiliteitsbudget?

Deeltijds werken op het ogenblik van instap in het mobiliteitsbudget, kan leiden tot een lager mobiliteitsbudget dan bij een voltijdse tewerkstelling.

Dit zal meestal het geval zijn wanneer een werkgever de TCO die de basis vormt voor het mobiliteitsbudget, per werknemer afzonderlijk bepaalt. De (para)fiscale kosten voor de wagen zelf, blijven gelijk voor voltijdse en deeltijdse werknemers. Het verschil zal voornamelijk worden veroorzaakt door het aantal afgelegde kilometers woon-werkverkeer (brandstofkost).

Wanneer de deeltijdse arbeidsovereenkomst gepresteerd wordt op minder dan vijf dagen per week, ligt de TCO voor de werkgever potentieel lager dan voor de voltijdse werknemer die alle dagen van de week werkt en dus een hoger aantal woon-werkverplaatsingen heeft.

Onderlinge verschillen tussen deeltijdse werknemers zijn evenmin uit te sluiten. De TCO voor een deeltijdse tewerkstelling gespreid over vijf dagen per week zal potentieel hoger liggen dan bij een spreiding over minder dan vijf dagen.

Vaak voorziet het bedrijfswagenbeleid van een werkgever ook in de mogelijkheid tot behoud van (het recht op) een bedrijfswagen bij overstap van een voltijdse naar een deeltijdse betrekking, mits de betaling van een eigen bijdrage van de werknemer in het gebruik van de wagen.

Die eigen bijdrage zal de hoogte van de TCO beïnvloeden.

6.19. Een werknemer heeft gelijktijdig de beschikking over meerdere bedrijfswagens voor persoonlijk gebruik. Krijgt hij daardoor een groter mobiliteitsbudget?

Een werknemer die beschikt over meerdere bedrijfswagens bij dezelfde werkgever, kan slechts één bedrijfswagen inruilen voor een mobiliteitsbudget.

De inlevering van een extra wagen leidt dus niet tot bijkomend budget.

Factoren die het mobiliteitsbudget beïnvloeden

6.20. Ligt het bedrag van het mobiliteitsbudget voor eens en altijd vast?

Neen.

Het mobiliteitsbudget is geen statisch gegeven.

Een promotie of demotie, waardoor een werknemer in een hogere of lagere wagencategorie terecht komt, zal de grootte van het budget in positieve of negatieve zin beïnvloeden, vanaf de eerste dag van de maand waarin de promotie of demotie plaatsvindt. Hetzelfde geldt bij een functiewijziging.

6.21. Wordt het mobiliteitsbudget geïndexeerd?

De werkgever is niet verplicht om het mobiliteitsbudget te indexeren. Hij mag wel een eigen indexmechanisme uitwerken.

Het resultaat van zo'n bedrijfseigen aanpassing mag echter nooit hoger zijn dan wanneer de werkgever het mobiliteitsbudget volgens de sectorale loonindex zou hebben aangepast.

In geval van een negatieve sectorale loonindex kan de werkgever dus verplicht zijn om die ook toe te passen op het mobiliteitsbudget, meer bepaald als de bedrijfseigen index op of nabij het niveau van de sectorale loonindex zit. Bijvoorbeeld: een werkgever indexeert het mobiliteitsbudget voor de helft van de sectorale loonindex. De sectorale loonindex evolueert als volgt: +2%, +1%, +3%, -2%. Bijgevolg evolueert de bedrijfseigen index als volgt: +1%, +0,5%, +1,5%, -1%. In die situatie is de werkgever niet verplicht om de negatieve indexering toe te passen. De sectorale loonindex komt immers uit op 103,99 (+3,99%) terwijl de bedrijfseigen index, zonder negatieve indexering, uitkomt op 103,03 (+3,03%). Mocht de werkgever wel de sectorale loonindex volgen, dan zou hij een negatieve indexering moeten uitvoeren.

Het indexmechanisme moet worden overeengekomen tussen de werkgever en zijn werknemers. 

Hetzelfde indexmechanisme moet worden toegepast voor het mobiliteitsbudget van alle werknemers.

6.22. Wat als het bedrijfswagenbeleid van de werkgever verandert en er vanaf een welbepaald moment wagens van een lagere categorie worden aangeboden. Welk effect heeft dit op het mobiliteitsbudget?

Het mobiliteitsbudget wordt vastgesteld op het ogenblik van de inlevering van de bedrijfswagen, of de instap in het systeem voor wie al voldoende lang recht heeft op een bedrijfswagen maar dat recht niet heeft uitgeoefend. Het wordt enkel herzien naar aanleiding van een functieverandering, of een promotie of demotie, waardoor de werknemer in een functiecategorie terecht komt waarvoor het loonsysteem van de werkgever in een hoger of lager budget voorziet.

Als de werkgever zijn bedrijfswagenbeleid aanpast, heeft dit dus geen impact op het mobiliteitsbudget voor de werknemers die er al over beschikken, behalve bij een wijziging van functiecategorie.

Wie nieuw instapt in het systeem (bijvoorbeeld door aanwerving of na afloop van de wachttermijnen) ondervindt wel de gevolgen van het nieuwe bedrijfswagenbeleid van de werkgever. Het mobiliteitsbudget wordt dan bepaald in functie van de bedrijfswagens die op dat ogenblik worden aangeboden volgens het nieuwe bedrijfswagenbeleid. In dit kader is de datum van de aanvraag van het mobiliteitsbudget door de werknemer relevant.

6.23. Wat als de onderneming verhuist en/of de werknemer verhuist. Welk effect heeft dit op het mobiliteitsbudget?

Een verhuizing van de onderneming of van de werknemer heeft geen impact op het bedrag van het mobiliteitsbudget.

Het mobiliteitsbudget is immers vastgesteld op het ogenblik van de inlevering van de bedrijfswagen.

Een verhuizing kan uiteraard wel een impact hebben op de mogelijkheid om het mobiliteitsbudget te gebruiken voor de financiering van huisvestingskosten: het gebruik van het mobiliteitsbudget voor de financiering van huurgelden en interesten van hypothecaire leningen kan op die manier vervallen of net mogelijk worden.

6.24. Wordt het bedrag van het mobiliteitsbudget beïnvloed door het feit dat de werknemer deeltijds begint te werken na instap in het mobiliteitsbudget?

Wanneer de werknemer overstapt van een voltijds naar een deeltijds regime nà de instap in het mobiliteitsbudget, zal dit de hoogte van het mobiliteitsbudget normaal gezien niet beïnvloeden.

De wet voorziet enkel een wijziging van het mobiliteitsbudget als de werknemer door functiewijziging of bevordering terecht komt in een functiecategorie waaraan een wagen van een lagere of hogere categorie verbonden is.

Afhankelijk van het bedrijfswagenbeleid van de werkgever kan het mobiliteitsbudget toch worden beïnvloed:

  • het bedrijfswagenbeleid voorziet dat het recht op een bedrijfswagen verloren gaat bij een overstap naar een deeltijdse tewerkstelling (bijvoorbeeld van zodra de werknemer minder dan 80% van een voltijdse werknemer tewerkgesteld wordt);

Vanaf de eerste dag van de maand waarin de werknemer door de deeltijdse tewerkstelling geen recht meer heeft op een bedrijfswagen, wordt de toekenning van het mobiliteitsbudget stopgezet.

  • het bedrijfswagenbeleid voorziet dat het recht op een bedrijfswagen behouden blijft bij overstap naar een deeltijdse tewerkstelling, mits betaling van een eigen bijdrage.

De werkgever kan in deze situatie het mobiliteitsbudget verminderen, in functie van de eigen bijdrage die zou moeten worden betaald, op voorwaarde dat hij die mogelijkheid uitdrukkelijk heeft opgenomen in het aanbod aan alle werknemers.

Opvolging mobiliteitsbudget

    Aangepast - 6.25. Op welke manier kan de werknemer het gebruik van zijn mobiliteitsbudget opvolgen?

    Het mobiliteitsbudget wordt virtueel ter beschikking gesteld aan de werknemer, bijvoorbeeld via een website of een app. De werknemer heeft op ieder ogenblik toegang tot volgende inlichtingen over de stand van zijn mobiliteitsbudget:

    • zijn identificatiegegevens;
    • zijn functiecategorie en de datum vanaf wanneer hij tot die categorie behoort;
    • het startbedrag;
    • de bestedingen in de tweede pijler;
    • de kosten voor het beheer van het mobiliteitsbudget;
    • de geldigheidsdatum van het mobiliteitsbudget, meer bepaald de uiterste datum waarop het beschikbare saldo nog kan worden besteed in pijlers 1 en/of 2;
    • het beschikbare saldo;
    • de aanpassing van het bedrag van het mobiliteitsbudget bij een promotie of een functiewijziging.

    6.26. Zijn de persoonsgegevens van de werknemers beschermd?

    De werkgever creëert en beheert de mobiliteitsrekening. Hij kan die taken toevertrouwen aan een derde partij.

    De werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Hij moet de nodige maatregelen nemen om de rechten van de betrokken werknemers te waarborgen, en duidelijke en transparante informatie verschaffen.

    6.27. Moet de werkgever verplicht een beroep doen op een derde partij voor de creatie en het beheer van een mobiliteitsrekening?

    Neen.

    Een mobiliteitsrekening moet worden gecreëerd op naam van de begunstigde werknemer.

    Die mobiliteitsrekening is een gegevensbank waarin het mobiliteitsbudget wordt geregistreerd en beheerd door de werkgever.

    Hiervoor kan de werkgever een beroep doen op de diensten van een derde partij om in zijn naam de creatie en het beheer van de mobiliteitsrekening gedeeltelijk of volledig te waarborgen.

    De werkgever is daartoe echter niet verplicht.

    Aangepast - 6.28. Worden er specifieke formaliteiten opgelegd voor het beheer van een mobiliteitsrekening?

    Neen.

    De werkgever kan vrij de vorm kiezen voor het beheer van een mobiliteitsrekening. . Het volstaat om een digitaal rekenblad te gebruiken, zolang de voorwaarden inzake creatie, registratie, beheer, privacy, enz., worden gerespecteerd.

    De mobiliteitsrekening moet de werkgever wel toelaten om:

    • per begunstigde werknemer, het mobiliteitsbudget toe te kennen en op te volgen, en alle door het mobiliteitsbudget gefinancierde kosten te registreren;
    • het mobiliteitsbudget te verhogen of te verlagen in geval van een functiewijziging of van een bevordering van de begunstigde werknemer;
    • de toegang tot het saldo van het mobiliteitsbudget te blokkeren op de dag van de beëindiging van de toekenning van het mobiliteitsbudget;
    • over te gaan tot een nieuwe berekening van het mobiliteitsbudget om de werkgever toe te laten om de terugbetaling te eisen van onrechtmatig gebruikte sommen (zie ook de vraag “Wat bij overschrijding van het beschikbare mobiliteitsbudget?”);
    • het gedeelte van het saldo van het mobiliteitsbudget te berekenen dat niet door de werknemer gebruikt werd tijdens het kalenderjaar voor de financiering van duurzame vervoermiddelen en dat hem één keer per jaar in geld zal worden uitbetaald, uiterlijk samen met het loon van de eerste maand van het daaropvolgende jaar.

    Overschrijding mobiliteitsbudget

    6.29. Wat bij overschrijding van het beschikbare mobiliteitsbudget?

    In sommige situaties is een overconsumptie van het mobiliteitsbudget mogelijk, omdat het bedrag van het mobiliteitsbudget in de loop van het jaar moet worden aangepast.

    Dit kan zich voordoen wanneer de werknemer:

    • uit dienst gaat vóór het einde van de geldigheidsduur van het mobiliteitsbudget;
    • een nieuwe functie uitoefent waaraan een kleinere bedrijfswagen verbonden is volgens het geldende loonbeleid;
    • een nieuwe functie uitoefent waaraan geen bedrijfswagen meer gekoppeld is.

    De werkgever moet dan de onrechtmatig gebruikte sommen kunnen terugvorderen van de werknemer. Wanneer de werkgever om een terugbetaling vraagt, moet de werknemer de onrechtmatig gebruikte sommen terugbetalen binnen de 30 dagen die volgen op de datum waarop hij daartoe wordt verzocht door de werkgever.

    Ook wanneer de werknemer het mobiliteitsbudget gebruikt voor niet-toegelaten vervoermiddelen, moet hij de onrechtmatig gebruikte sommen terugbetalen binnen de 30 dagen die volgen op de datum waarop hij daartoe wordt verzocht door de werkgever.

    In geval van overconsumptie en/of onrechtmatig gebruik van het mobiliteitsbudget, bezorgt de werkgever een gedetailleerde berekening van de terug te betalen sommen aan de werknemer.

    6.30. Wat bij een ontoereikend mobiliteitsbudget?

    Wanneer een werknemer eigen geld besteedt aan een duurzaam vervoermiddel en dat geld terugvraagt in het kader van zijn mobiliteitsbudget, maar het bedrag van zijn mobiliteitsbudget ontoereikend is, dan vergoedt de werkgever de werknemer enkel tot een bedrag van het nog beschikbare budget.

    Als de werkgever toch het hele bedrag terugbetaalt aan de werknemer, dan zal de werkgever het verschil moeten aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

    Wanneer een werknemer via zijn mobiliteitsbudget geld besteedt aan een duurzaam vervoermiddel, maar het bedrag van zijn mobiliteitsbudget ontoereikend is, moet de werknemer het verschil terugbetalen aan de werkgever of moet de werkgever het verschil aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

    Door de verplichte afrekening op het einde van elk kalenderjaar, is er geen ruimte om budget op te sparen en over te dragen naar een volgende periode.