Grootte mobiliteitsbudget

Factoren die het mobiliteitsbudget beïnvloeden

Opvolging mobiliteitsbudget

Overschrijding mobiliteitsbudget

Grootte mobiliteitsbudget

6.1. Hoe wordt de omvang van het mobiliteitsbudget vastgesteld?

Het bedrag van het mobiliteitsbudget komt overeen met:

  • de jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de ingeleverde bedrijfswagen of de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt;
  • de fiscale en parafiscale lasten; en
  • de met de wagen gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid, zoals de financieringskosten, de brandstofkosten, de verschuldigde solidariteitsbijdrage.

Het uitgangspunt is dus de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen: de total cost of ownership (TCO).

In deze TCO zit de maandelijkse leaseprijs of huurprijs van de wagen, maar ook alle kosten voor brandstof, verzekeringen, de CO2-solidariteitsbijdrage, niet-aftrekbare btw, vennootschapsbelasting op niet-aftrekbare autokosten, enz.

Wanneer de werkgever eigenaar is van de bedrijfswagen, wordt de financieringskost vervangen door een jaarlijkse afschrijving van 20%.

Wanneer de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de bedrijfswagen, wordt die in mindering gebracht van de TCO.

Bij een terbeschikkingstelling van een elektrische wagen zijn de autokosten voor 120% aftrekbaar. Omdat dit een besparing is voor de werkgever, wordt dit belastingvoordeel in mindering gebracht van de TCO.

De TCO omvat, zoals gezegd, alle kosten die met de terbeschikkingstelling van de wagen gepaard gaan.

Wanneer de werkgever in het kader van het bedrijfswagenbeleid de kosten voor carwash en parking betaalt, worden deze kosten ook toegevoegd aan de TCO.

Ook algemene kosten bij de leasingmaatschappij (vb. administratiekosten) moeten worden toegevoegd aan de TCO, op voorwaarde dat zij duidelijk kunnen worden gelinkt aan de ingeleverde bedrijfswagen.

Boetes worden niet toegevoegd aan de TCO omdat zij geen betrekking hebben op de wagen, maar op het weggedrag van de bestuurder.

De kosten voor het beheer van het mobiliteitsbudget worden in mindering gebracht van het mobiliteitsbudget zelf. Ze hebben dus geen impact op de TCO.

6.2. Moet het mobiliteitsbudget per individuele werknemer worden bepaald of mag de werkgever een mobiliteitsbudget per functiecategorie vaststellen?

In principe moet het mobiliteitsbudget per individuele werknemer worden bepaald in functie van de wagenkeuze en het verbruik van elke werknemer afzonderlijk.

De Administratie aanvaardt ook dat de werkgever het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, op voorwaarde dat hij deze alternatieve methode toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers.

6.3. Hoe bepaalt de werkgever het mobiliteitsbudget voor werknemers die geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen?

Er zijn verschillende mogelijkheden:

  • ofwel krijgt de werknemer een bepaald budget:
    • per maand (bij leasingformules); of
    • op jaarbasis (bij aankoop);
  • ofwel kan de werknemer kiezen uit bepaalde types bedrijfswagens op basis van een door de werkgever samengestelde lijst.

Het mobiliteitsbudget wordt bepaald op basis van de bedrijfswagen die de werknemer zou hebben gekozen. Hij moet dus een fictieve bedrijfswagen selecteren en deze vervolgens niet nemen. De werkgever moet op basis van die keuze dan de TCO vaststellen.

Hetzelfde doet zich voor bij een functieverandering of promotie. Wanneer de werknemer daardoor recht heeft op een wagen van een lagere of hogere categorie, wordt het bedrag van het mobiliteitsbudget aangepast op basis van de bijhorende fictieve wagen.

De Administratie aanvaardt ook hier dat de werkgever het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, op voorwaarde dat hij deze alternatieve methode toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers.

6.4. Hoe wordt het mobiliteitsbudget berekend wanneer de werknemer in de loop van een kalenderjaar instapt?

Het mobiliteitsbudget is gelijk aan de reële jaarlijkse kostprijs voor de werkgever van de bedrijfswagen die de werknemer opgeeft of waar de werknemer recht op had.

Het is dus een jaarbedrag, dat wordt toegekend in functie van het aantal kalendermaanden dat de werknemer in het betrokken kalenderjaar deelneemt aan het systeem van het mobiliteitsbudget.

Het is niet de bedoeling om bij instap in december het mobiliteitsbudget voor een volledig jaar ter beschikking te stellen. Door de verplichte afrekening op het einde van elk kalenderjaar, zou een werknemer nauwelijks duurzame mobiliteitskeuzes kunnen maken. Hierdoor zou bijna het volledige jaarbedrag als cash in pijler 3 moeten worden uitbetaald. Zo’n benadering zou ook niet budgetneutraal zijn voor de werkgever.

6.5. Wordt het bedrag van het mobiliteitsbudget beïnvloed door het feit dat de werknemer deeltijds werkt op het ogenblik van instap in het mobiliteitsbudget?

Deeltijds werken op het ogenblik van instap in het mobiliteitsbudget, kan leiden tot een lager mobiliteitsbudget dan bij een voltijdse tewerkstelling.

Dit zal meestal het geval zijn wanneer een werkgever de TCO die de basis vormt voor het mobiliteitsbudget, per werknemer afzonderlijk bepaalt. De (para)fiscale kosten voor de wagen zelf, blijven gelijk voor voltijdse en deeltijdse werknemers. Het verschil zal voornamelijk worden veroorzaakt door het aantal afgelegde kilometers woon-werkverkeer (brandstofkost).

Wanneer de deeltijdse arbeidsovereenkomst gepresteerd wordt op minder dan vijf dagen per week, ligt de TCO voor de werkgever potentieel lager dan voor de voltijdse werknemer die alle dagen van de week werkt en dus een hoger aantal woon-werkverplaatsingen heeft.

Onderlinge verschillen tussen deeltijdse werknemers zijn evenmin uit te sluiten. De TCO voor een deeltijdse tewerkstelling gespreid over vijf dagen per week zal potentieel hoger liggen dan bij een spreiding over minder dan vijf dagen.

Vaak voorziet het bedrijfswagenbeleid van een werkgever ook in de mogelijkheid tot behoud van (het recht op) een bedrijfswagen bij overstap van een voltijdse naar een deeltijdse betrekking, mits de betaling van een eigen bijdrage van de werknemer in het gebruik van de wagen.

Die eigen bijdrage zal de hoogte van de TCO beïnvloeden.

6.6. Een werknemer heeft gelijktijdig de beschikking over meerdere bedrijfswagens voor persoonlijk gebruik. Krijgt hij daardoor een groter mobiliteitsbudget?

Een werknemer die beschikt over meerdere bedrijfswagens bij dezelfde werkgever, kan slechts één bedrijfswagen inruilen voor een mobiliteitsbudget.

De inlevering van een extra wagen leidt dus niet tot bijkomend budget.

Factoren die het mobiliteitsbudget beïnvloeden

6.7. Ligt het bedrag van het mobiliteitsbudget voor eens en altijd vast?

Neen.

Het mobiliteitsbudget is geen statisch gegeven.

Een promotie of demotie, waardoor een werknemer in een hogere of lagere wagencategorie terecht komt, zal de grootte van het budget in positieve of negatieve zin beïnvloeden, vanaf de eerste dag van de maand waarin de promotie of demotie plaatsvindt. Hetzelfde geldt bij een functiewijziging.

6.8. Wordt het mobiliteitsbudget geïndexeerd?

De werkgever is niet verplicht om het mobiliteitsbudget te indexeren. Hij mag wel een eigen indexmechanisme uitwerken.

Het resultaat van zo'n bedrijfseigen aanpassing mag echter nooit hoger zijn dan wanneer de werkgever het mobiliteitsbudget volgens de sectorale loonindex zou hebben aangepast.

Hetzelfde indexmechanisme moet worden toegepast voor het mobiliteitsbudget van alle werknemers.

6.9. Wat als het bedrijfswagenbeleid van de werkgever verandert en er vanaf een welbepaald moment wagens van een lagere categorie worden aangeboden. Welk effect heeft dit op het mobiliteitsbudget?

Het mobiliteitsbudget wordt vastgesteld op het ogenblik van de inlevering van de bedrijfswagen, of de instap in het systeem voor wie al voldoende lang recht heeft op een bedrijfswagen maar dat recht niet heeft uitgeoefend. Het wordt enkel herzien naar aanleiding van een functieverandering, of een promotie of demotie, waardoor de werknemer in een functiecategorie terecht komt waarvoor het loonsysteem van de werkgever in een hoger of lager budget voorziet.

Als de werkgever zijn bedrijfswagenbeleid aanpast, heeft dit dus geen impact op het mobiliteitsbudget voor de werknemers die er al over beschikken, behalve bij een wijziging van functiecategorie.

Wie nieuw instapt in het systeem (bijvoorbeeld door aanwerving of na afloop van de wachttermijnen) ondervindt wel de gevolgen van het nieuwe bedrijfswagenbeleid van de werkgever. Het mobiliteitsbudget wordt dan bepaald in functie van de bedrijfswagens die op dat ogenblik worden aangeboden volgens het nieuwe bedrijfswagenbeleid. In dit kader is de datum van de aanvraag van het mobiliteitsbudget door de werknemer relevant.

6.10. Wat als de onderneming verhuist en/of de werknemer verhuist. Welk effect heeft dit op het mobiliteitsbudget?

Een verhuizing van de onderneming of van de werknemer heeft geen impact op het bedrag van het mobiliteitsbudget.

Het mobiliteitsbudget is immers vastgesteld op het ogenblik van de inlevering van de bedrijfswagen.

Een verhuizing kan uiteraard wel een impact hebben op de mogelijkheid om het mobiliteitsbudget te gebruiken voor de financiering van huisvestingskosten: het gebruik van het mobiliteitsbudget voor de financiering van huurgelden en interesten van hypothecaire leningen kan op die manier vervallen of net mogelijk worden.

6.11. Wordt het bedrag van het mobiliteitsbudget beïnvloed door het feit dat de werknemer deeltijds begint te werken na instap in het mobiliteitsbudget?

Wanneer de werknemer overstapt van een voltijds naar een deeltijds regime nà de instap in het mobiliteitsbudget, zal dit de hoogte van het mobiliteitsbudget normaal gezien niet beïnvloeden.

De wet voorziet enkel een wijziging van het mobiliteitsbudget als de werknemer door functiewijziging of bevordering terecht komt in een functiecategorie waaraan een wagen van een lagere of hogere categorie verbonden is.

Afhankelijk van het bedrijfswagenbeleid van de werkgever kan het mobiliteitsbudget toch worden beïnvloed:

  • het bedrijfswagenbeleid voorziet dat het recht op een bedrijfswagen verloren gaat bij een overstap naar een deeltijdse tewerkstelling (bijvoorbeeld van zodra de werknemer minder dan 80% van een voltijdse werknemer tewerkgesteld wordt);

Vanaf de eerste dag van de maand waarin de werknemer door de deeltijdse tewerkstelling geen recht meer heeft op een bedrijfswagen, wordt de toekenning van het mobiliteitsbudget stopgezet.

  • het bedrijfswagenbeleid voorziet dat het recht op een bedrijfswagen behouden blijft bij overstap naar een deeltijdse tewerkstelling, mits betaling van een eigen bijdrage.

De werkgever kan in deze situatie het mobiliteitsbudget verminderen, in functie van de eigen bijdrage die zou moeten worden betaald, op voorwaarde dat hij die mogelijkheid uitdrukkelijk heeft opgenomen in het aanbod aan alle werknemers.

Opvolging mobiliteitsbudget

    6.12. Op welke manier kan de werknemer het gebruik van zijn mobiliteitsbudget opvolgen?

    Het mobiliteitsbudget wordt virtueel ter beschikking gesteld aan de werknemer, bijvoorbeeld via een website of een app. De werknemer heeft op ieder ogenblik toegang tot volgende inlichtingen over de stand van zijn mobiliteitsbudget:

    • zijn identificatiegegevens;
    • zijn functiecategorie en de datum vanaf wanneer hij tot die categorie behoort;
    • het startbedrag;
    • de bestedingen in de tweede pijler;
    • de kosten voor het beheer van het mobiliteitsbudget;
    • de geldigheidsdatum van het mobiliteitsbudget;
    • het beschikbare saldo;
    • de aanpassing van het bedrag van het mobiliteitsbudget bij een promotie of een functiewijziging.

    6.13. Zijn de persoonsgegevens van de werknemers beschermd?

    De werkgever creëert en beheert de mobiliteitsrekening. Hij kan die taken toevertrouwen aan een derde partij.

    De werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Hij moet de nodige maatregelen nemen om de rechten van de betrokken werknemers te waarborgen, en duidelijke en transparante informatie verschaffen.

    Overschrijding mobiliteitsbudget

    6.14. Wat bij overschrijding van het beschikbare mobiliteitsbudget?

    In sommige situaties is een overconsumptie van het mobiliteitsbudget mogelijk, omdat het bedrag van het mobiliteitsbudget in de loop van het jaar moet worden aangepast.

    Dit kan zich voordoen wanneer de werknemer:

    • uit dienst gaat vóór het einde van de geldigheidsduur van het mobiliteitsbudget;
    • een nieuwe functie uitoefent waaraan een kleinere bedrijfswagen verbonden is volgens het geldende loonbeleid;
    • een nieuwe functie uitoefent waaraan geen bedrijfswagen meer gekoppeld is.

    De werkgever moet dan de onrechtmatig gebruikte sommen kunnen terugvorderen van de werknemer. Wanneer de werkgever om een terugbetaling vraagt, moet de werknemer de onrechtmatig gebruikte sommen terugbetalen binnen de 30 dagen die volgen op de datum waarop hij daartoe wordt verzocht door de werkgever.

    Ook wanneer de werknemer het mobiliteitsbudget gebruikt voor niet-toegelaten vervoermiddelen, moet hij de onrechtmatig gebruikte sommen terugbetalen binnen de 30 dagen die volgen op de datum waarop hij daartoe wordt verzocht door de werkgever.

    In geval van overconsumptie en/of onrechtmatig gebruik van het mobiliteitsbudget, bezorgt de werkgever een gedetailleerde berekening van de terug te betalen sommen aan de werknemer.

    6.15. Wat bij een ontoereikend mobiliteitsbudget?

    Wanneer een werknemer eigen geld besteedt aan een duurzaam vervoermiddel en dat geld terugvraagt in het kader van zijn mobiliteitsbudget, maar het bedrag van zijn mobiliteitsbudget ontoereikend is, dan vergoedt de werkgever de werknemer enkel tot een bedrag van het nog beschikbare budget.

    Als de werkgever toch het hele bedrag terugbetaalt aan de werknemer, dan zal de werkgever het verschil moeten aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

    Wanneer een werknemer via zijn mobiliteitsbudget geld besteedt aan een duurzaam vervoermiddel, maar het bedrag van zijn mobiliteitsbudget ontoereikend is, moet de werknemer het verschil terugbetalen aan de werkgever of moet de werkgever het verschil aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

    Door de verplichte afrekening op het einde van elk kalenderjaar, is er geen ruimte om budget op te sparen en over te dragen naar een volgende periode.