4.1. Hoe kan de werkgever het mobiliteitsbudget invoeren?

De introductie van het mobiliteitsbudget in het loonsysteem van de werkgever kan gebeuren op dezelfde manier als de invoering van de bedrijfswagen binnen de onderneming. Dat kan dus via een collectieve arbeidsovereenkomst of een individuele overeenkomst zijn, maar ook via een zogenaamde policy of zelfs via een gebruik.

De werkgever moet erover waken dat alle werknemers op de hoogte worden gebracht. Dat zal vooral een aandachtpunt zijn bij de introductie van het mobiliteitsbudget via een individuele arbeidsovereenkomst of via een gebruik.

4.2. Hoe gaat de aanvraag voor het mobiliteitsbudget precies in zijn werk?

De aanvraag is pas mogelijk van zodra de werkgever het systeem van het mobiliteitsbudget heeft ingevoerd in zijn onderneming.

Een werknemer die op het aanbod van de werkgever wil ingaan, dient daarvoor schriftelijk een aanvraag in bij de werkgever. Dit kan per brief of e-mail zijn.

De werkgever beslist om al dan niet op de aanvraag in te gaan: hij kan daartoe niet worden verplicht. Een eventuele weigering door de werkgever moet worden verantwoord en zijn gebaseerd op geoorloofde criteria. De beslissing van de werkgever wordt ook schriftelijk meegedeeld aan de werknemer.

De werkgever deelt de wijze waarop het mobiliteitsbudget wordt berekend en het bedrag ervan op voorhand mee aan de werknemer. Dit gebeurt na de aanvraag van de werknemer en vóór een eventuele positieve beslissing van de werkgever. De werknemer moet immers nog de kans krijgen om zijn aanvraag terug te trekken op basis van die informatie.

De formele aanvraag van de werknemer en de positieve beslissing van de werkgever vormen samen een overeenkomst die deel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomst. De overeenkomst krijgt het statuut van sociaal document, zodat de sociale inspectiediensten het oneigenlijk gebruik van het mobiliteitsbudget kunnen opsporen, rechtzetten en sanctioneren.

De overeenkomst moet vóór de eerste toekenning van het mobiliteitsbudget worden gesloten. Ze moet onder andere het initiële bedrag van het mobiliteitsbudget vermelden. Daarnaast moet ze ook vermelden dat de werknemer die het voordeel van een mobiliteitsbudget verkrijgt, niet meer kan genieten van volgende specifieke sociale en fiscale vrijstellingen in het kader van het woon-werkverkeer:

  • de vrijstelling van de verplaatsingsvergoeding voor het openbaar gemeenschappelijk vervoer;
  • de vrijstelling van de verplaatsingsvergoeding voor het gemeenschappelijk vervoer van personeelsleden georganiseerd door de werkgever;
  • de vrijstelling van de fietsvergoeding;
  • de vrijstelling van het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets.

Wie (het recht op) de klassieke bedrijfswagen al minstens 3 maanden vóór de aanvraag van het mobiliteitsbudget cumuleerde met een vrijgestelde verplaatsingsvergoeding of -voordeel, kan dit ook blijven combineren met het mobiliteitsbudget, met behoud van de bijhorende specifieke sociale en fiscale behandeling. Het wordt aanbevolen om deze uitzondering – indien van toepassing – ook te vermelden in de overeenkomst en te specifiëren over welke vergoedingen en/of voordeel het precies gaat.

4.3. Wat gebeurt er als de aanvraagprocedure niet strikt wordt nageleefd door de werkgever en/of de werknemer?

De wet voorziet in sancties wanneer de formele aanvraag van de werknemer en de positieve beslissing van de werkgever om op deze aanvraag in te gaan, niet worden neergelegd in een overeenkomst die inhoudelijk deel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomst, of in een onjuiste overeenkomst.

Een onjuiste overeenkomst is een overeenkomst die:

  • niet vóór de eerste toekenning van het mobiliteitsbudget is gesloten;
  • niet het initiële bedrag van het mobiliteitsbudget vermeldt; of
  • niet vermeldt dat de werknemer die het voordeel van een mobiliteitsbudget verkrijgt, niet meer kan genieten van hogervermelde specifieke sociale en fiscale vrijstellingen in het kader van het woon-werkverkeer (zie ook de vraag "Hoe gaat de aanvraag voor het mobiliteitsbudget precies in zijn werk?").

In die gevallen vervalt de specifieke sociale en fiscale behandeling van het mobiliteitsbudget en moet de werkgever het mobiliteitsbudget van de werknemer aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

Bovendien geldt dan een sanctie uit het sociaal strafwetboek: het gebrek aan een overeenkomst, of de opmaak van een onjuiste overeenkomst, wordt gesanctioneerd met een sanctie van niveau 2. Hetzij dus met een administratieve geldboete van 200 tot 2.000 euro, hetzij met een strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 euro (de vermelde bedragen zijn de basisbedragen verhoogd met de opdeciemen op de strafrechtelijke geldboeten). De boete is te vermenigvuldigen met het aantal betrokken werknemers.

De Administratie aanvaardt dat de toekenning van het mobiliteitsbudget rechtstreeks wordt geregeld in een addendum bij de individuele arbeidsovereenkomst.

Op die manier kan de aanvraagprocedure worden vereenvoudigd en kunnen volgende elementen in één document worden geïntegreerd:

  • een formele aanvraag richten aan de werkgever;
  • de wijze waarop het mobiliteitsbudget wordt berekend en het bedrag ervan op voorhand meedelen aan de werknemer;
  • de aanvraag schriftelijk ter kennis brengen van de werkgever; en
  • de beslissing schriftelijk ter kennis brengen van de werknemer.