Montant du budget mobilité

Facteurs qui influencent le budget mobilité

Suivi du budget mobilité

Dépassement du budget mobilité

Montant du budget mobilité

Adapté - 6.1. Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ? 

En principe, le montant du budget mobilité correspond :  

  • au coût annuel brut pour l'employeur de la voiture de société à laquelle le travailleur renonce ou de la voiture de société pour laquelle il entre en ligne de compte ; 
  • aux charges fiscales et parafiscales ; 
  • aux coûts en rapport avec la voiture dans le cadre de la politique relative aux voitures de société, comme les coûts de financement, les coûts de carburant, la cotisation de solidarité due. 

On prend comme point de départ le coût annuel brut total pour l’employeur du financement et de l’utilisation d’une voiture de société :  le 'total cost of ownership' (TCO).  

Ce TCO comprend le prix mensuel de leasing ou de la location de la voiture mais aussi tous les frais de carburant, les assurances, la cotisation de solidarité CO2, la TVA non déductible, l'impôt des sociétés sur les frais de voiture non déductibles, etc.

Lorsque l'employeur est propriétaire de la voiture de société, le coût de financement est remplacé par un amortissement annuel de 20%. Dans ce contexte, il y a lieu de tenir compte du coût réel pour l'employeur de la voiture de société, y compris donc les options et accessoires facturés, les remises accordées, et tous les frais de carburant, d’assurances, la cotisation de solidarité CO2, la TVA non déductible, l’impôt de société sur les frais de voiture non déductibles, etc. La durée d'amortissement de la voiture de société restituée ou de la voiture de société à laquelle le travailleur a droit n'est pas pertinente à cet égard.

Lorsque le travailleur paie une contribution pour l'utilisation à des fins privées de la voiture de société, celle-ci est déduite du TCO. 

En cas de mise à disposition d'une voiture électrique, les frais de voiture sont fiscalement déductibles à 120% jusque fin 2019.  Comme cela représente une économie pour l'employeur, cet avantage fiscal sera déduit du TCO. 

Le TCO comprend, comme nous l'avons dit, tous les frais accompagnant la mise à disposition de la voiture.  

Lorsque l'employeur paie, dans le cadre de la politique relative aux voitures de société, les frais de car wash et de parking, ces coûts sont également ajoutés au TCO. 

De même, les frais généraux auprès de la société de leasing (par exemple, les frais administratifs) doivent être ajoutés au TCO, à condition qu'ils puissent être clairement reliés à la voiture de société à laquelle le travailleur renonce.  

Les amendes ne sont pas ajoutées au TCO parce qu'elles n'ont pas trait au véhicule mais au comportement sur la route du conducteur.

Les coûts de gestion du budget mobilité sont déduits du budget mobilité même. Ils n'ont donc pas d'impact sur le TCO.

Adapté - 6.2. Existe-t-il une formule pour calculer le TCO ?

Il est prévu que le Roi puisse fixer une formule selon laquelle le montant des dépenses du budget mobilité, ledit « TCO » :

  • devra être calculé sur base des frais réels ou
  • pourra être calculé sur base forfaitaire.

Cela permettra de réaliser une importante simplification administrative.
A ce jour, le Roi n'a pas encore fixé une telle formule.

Nouveau - 6.3 Le budget mobilité est-il soumis à un montant minimum et maximum ?

Oui. À partir du 01.01.2022, le budget mobilité est soumis aux montants minimum et maximum suivants :

  • montant minimum : 3.000 euros par année civile ;
  • montant maximum : 1/5 de la rémunération totale brute avec un maximum absolu de 16.000 euros par année civile.

Dans la pratique, cela signifie que si l’employeur aboutit à un TCO inférieur à 3.000 euros, il devra de toute façon obligatoirement octroyer un budget mobilité de 3.000 euros minimum et que s’il aboutit à un TCO supérieur à 16.000 euros, le budget sera plafonné à 16.000 euros.  De plus, une limite est fixée selon laquelle le montant du budget mobilité octroyé ne peut excéder 1/5ème de la rémunération totale brute du travailleur, telle que visée à l’article 6, § 1er, alinéa 3, de la loi du 12.04.1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs. On instaure ici une nouvelle mesure anti-abus, qui veille à limiter le montant du budget mobilité par rapport à la rémunération totale brute du travailleur.

Remarque : La manière dont le budget mobilité est déterminé est sans incidence à cet égard. Dès lors, même lorsque le budget mobilité est calculé sur base d’une voiture de référence qui s'applique pour la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient, ce budget mobilité est soumis à un montant minimum et maximum (voir également la question « Le budget mobilité doit-il être fixé individuellement par travailleur ou l'employeur peut-il fixer un budget mobilité par catégorie de fonctions ? »). 

Période transitoire

Pour les budgets mobilité qui ont déjà été octroyés avant le 03.12.2021 (date de publication au Moniteur belge de cette loi), ce minimum et ces maxima ne s'appliquent qu'à partir du 01.01.2023. Ces budgets mobilité doivent, le cas échéant, être adaptés afin de tomber dans la fourchette précitée au plus tard à partir du 01.01.2023.

Nouveau - 6.4 Que doit-on entendre par la rémunération totale brute du travailleur, telle que visée à l’article 6, §1er, alinéa 3, de la loi du 12.04.1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs ?

A cette fin, il convient de se référer à l'article 2 de la même loi. Cet article 2 stipule ce qui suit :

« La présente loi entend par "rémunération":

1°     le salaire en espèces auquel le travailleur a droit à charge de l'employeur en raison de son engagement ;
2°     le pourboire ou service auquel le travailleur a droit en raison de son engagement ou en vertu de l'usage ;
3°     les avantages évaluables en argent auxquels le travailleur a droit à charge de l'employeur en raison de son engagement.
[…].
Toutefois, ne sont pas à considérer comme rémunération, pour l'application de la présente loi :
1° les indemnités payées directement ou indirectement par l'employeur :
a) comme pécule de vacances ;
b) qui doivent être considérées comme un complément aux indemnités dues par suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle ;
c) qui doivent être considérées comme un complément aux avantages accordés pour les diverses branches de la sécurité sociale;
2° les paiements en espèces ou en actions ou parts aux travailleurs, conformément à l'application de la loi du 22 mai 2001 relative à la participation des travailleurs au capital des sociétés et à l'établissement d'une prime bénéficiaire pour les travailleurs […]. »

Ainsi, lorsque les mots « rémunération brute » sont utilisés à l'article 6, § 1er de la loi du 12.04.1965, il s'agit des montants bruts de la rémunération tel que prise en considération ci-avant.

Cette rémunération comprend non seulement le salaire effectif qui constitue la contrepartie du travail fourni, mais également toutes les primes et les avantages en nature auxquels le travailleur a droit en raison de son engagement.

Remarque : lorsqu’il est vérifié que le budget mobilité n’excède pas 1/5ème de la rémunération brute totale du travailleur, il peut donc également être tenu compte des éléments de la rémunération variable qui peuvent être déterminés à ce moment-là.

Nouveau - 6.5 Le budget mobilité doit-il être réévalué par rapport au montant minimum et maximum à chaque changement de la rémunération brute ?

Non. La loi prévoit uniquement une modification du budget mobilité si le travailleur, à la suite d'une modification de fonction ou d'une promotion, se retrouve dans une catégorie de fonctions à laquelle est liée une voiture de catégorie inférieure ou supérieure.

Par conséquent, l’évaluation du budget mobilité par rapport au montant minimum et maximum ne doit être effectuée qu’au moment de la demande ou lorsque le budget mobilité change à la suite d’une modification de fonction ou d’une promotion et donc pas à chaque fois que la rémunération brute augmente ou diminue.

Pour les budgets mobilité qui ont déjà été octroyés avant le 03.12.2021, une période transitoire est prévue. Pour ces budgets mobilité le montant minimum et maximum ne s’appliquent qu’à partir du 01.01.2023 et doivent, le cas échéant, être adaptés afin de tomber dans la fourchette précitée au plus tard à partir du 01.01.2023. Pour ces budgets mobilité, le TCO devra être calculé par rapport à la rémunération brute au moment de la demande 

Nouveau - 6.6 Pour un travailleur à temps partiel, le TCO doit-il être calculé par rapport à la rémunération brute qu’il perçoit suite à son occupation à temps partiel ou le TCO doit-il dans ce cas être calculé par rapport à la rémunération brute pour une occupation à temps plein ?

En cas d’occupation à temps partiel, pour un éventuel plafonnement du budget mobilité, le TCO doit être calculé par rapport à la rémunération brute que le travailleur percevrait en raison d’une occupation à temps plein.

Lorsque le travailleur passe d’un régime à temps plein à un régime à temps partiel après l’entrée dans le système du budget mobilité, cela n’influencera normalement pas le montant du budget mobilité (voir également la question « L’employeur doit-il obligatoirement faire appel à une tierce partie pour la création et la gestion d’un compte mobilité? »)

6.7. Que se passe-t-il si le TCO est mal calculé ?

L'article 12 de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité règle le mode de calcul du montant du budget mobilité. L'article 26 de la loi précitée prévoit une sanction en cas de violation de cette disposition: le traitement social et fiscal favorable du budget mobilité octroyé cesse de s’appliquer.

Dans ce cas, l'employeur doit, en principe, considérer l'ensemble du budget mobilité du travailler comme un avantage salarial et le soumettre aux cotisations de sécurité sociale et aux impôts.

Toutefois, la loi ne prévoit pas un inventaire exhaustif des coûts à prendre en compte pour déterminer l’ampleur du budget mobilité. La loi stipule que le montant du budget mobilité correspond au coût brut annuel de la voiture de société pour l'employeur et aux frais qui y sont liés coûts dans le cadre de la politique relative aux voitures de société en vigueur, et donne ensuite quelques exemples. Il appartient à l'employeur de déterminer quels coûts correspondent à cette description.

Pour cette raison, les services de contrôle adopteront une attitude pragmatique lorsqu'ils constateront des infractions à l'article 12 de la loi qui doivent être sanctionnées conformément à l'article 26 de la loi. Ils leur permettront de recalculer le TCO sous leur contrôle lorsqu'il n'est pas de question de mauvaise foi, que collusion entre parties et que la sanction légale serait disproportionnée par rapport à l'infraction ou aux infractions constatée(s).

6.8. Le montant du budget mobilité peut-il être arrondi ?

La loi ne prévoit pas de règles spécifiques concernant l'arrondissement du montant du budget mobilité.

Par conséquent, le montant du budget mobilité doit être arrondi à deux décimales, conformément aux règles habituelles.
 

6.9. Les frais de car wash et de parking sont souvent payés ou remboursés par l’employeur au travailleur par le biais d’une note de frais/d’indemnités de défraiement (c.-à-d. un montant mensuel fixe couvrant les divers frais). Ces frais peuvent-ils en plus être ajoutés au TCO?

Si les frais de car wash et de parking sont qualifiés de « coûts en rapport avec la voiture dans le cadre de la politique relative aux voitures de société » et qu’ils sont pris en charge par l’employeur, ces frais sont en effet repris pour la détermination du TCO, comme expliqué ci-dessus dans la question « Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?”.

Il va de soi que ces frais sont ensuite imputés au budget mobilité et qu’ils ne peuvent pas être indemnisés une nouvelle fois par une autre voie (note de frais/indemnité de défraiement).

De cette manière, il n’est pas question d’un double avantage pour le travailleur, ni de frais doubles pour l’employeur.

6.10. Certains employeurs financent une franchise dans le cadre de leur politique de voitures de société. Cette franchise peut-elle être ajoutée au TCO ?

Si un employeur supporte habituellement les frais d’une franchise dans le cadre de sa politique de voiture de société, cette franchise fait partie des coûts bruts annuels de la voiture de société pour l'employeur.

La franchise doit être convertie sur une base annuelle si, par exemple, elle n'est accordée qu'une fois par terme de 5 ans de leasing.

L'employeur a le libre choix d'ajouter la franchise en tant que telle au TCO, ou de déterminer la franchise en fonction de ses coûts réels moyens de franchise par travailleur sur une base annuelle.

6.11. Un travailleur dispose déjà d’une voiture de société électrique et d’une borne de recharge. Les frais relatifs à cette borne peuvent-ils être ajoutés au TCO?

Si les frais pour la borne de la voiture électrique (ou d’une voiture plug-in hybride) sont qualifiés de « coûts en rapport avec la voiture dans le cadre de la politique relative aux voitures de société » et qu’ils sont pris en charge par l’employeur, ces frais sont en effet repris pour la détermination du TCO.

Il y a alors deux possibilités:

  • Soit l’employeur prend en leasing/loue la voiture de société et la borne, et les frais pour la borne sont déjà compris dans le montant du leasing/de la location qui est utilisé pour fixer le TCO;
  • Soit l’employeur est propriétaire de la borne et le coût du financement de cette borne, comme c’est le cas quand l’employeur est propriétaire de la voiture de société, est remplacé par un amortissement annuel de 20%.

Les frais professionnels relatifs à l’utilisation d’une voiture de société électrique sont déductibles de l’impôt des sociétés à hauteur de 120% jusque fin 2019. Les frais relatifs à une borne pour une voiture de société électrique font partie de ces frais professionnels déductibles. Vu que ces coûts sont déductibles à 120%, cet avantage fiscal (20%) doit être déduit du TCO, comme c’est le cas pour la voiture de société électrique mise à disposition (voir également la question " Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?”.

Adapté - 6.12. Dans le cas de la mise à disposition d'une voiture de société classique, les frais de voiture ne sont généralement que partiellement déductibles de l'impôt. Comment calculer la charge fiscale à ajouter au TCO ?

Le montant du budget mobilité correspond au coût brut annuel total pour l'employeur du financement et de l'utilisation d'une voiture de société : le total cost of ownership (TCO). 

Outre le coût brut annuel pour l'employeur de la voiture de fonction restituée ou de la voiture de fonction à laquelle le travailleur a droit, le TCO peut être supérieur ou inférieur en raison de la charge (para)fiscale de la voiture de fonction concernée.

Dans la majorité des cas, la déduction fiscale d'une voiture de société est inférieure à 100%. Dans ces cas, le coût brut annuel de la voiture augmente pour l'employeur puisqu'il doit payer un impôt sur les frais de voiture non déductibles. Par exemple, une PME avec un taux d'imposition de 20% d'impôt sur les sociétés ajoutera au TCO 20 euros par 100 euros de frais de voiture non déductibles.

Jusque fin 2019, 120 % du coût des voitures de société électriques sont déductibles à l'impôt des sociétés. Comme il s'agit d'une économie pour l'employeur, cet avantage fiscal est déduit du TCO (voir aussi la question "En cas de mise à disposition d'une voiture électrique, les frais auto sont fiscalement déductibles à 120%. Comment calcule-t-on l’avantage fiscal à déduire du TCO ?").

A l’impôt des sociétés, la déduction à 120 % pour véhicules électriques est supprimée pour les exercices comptables qui débutent au plus tôt à partir du 01.01.2020. Le pourcentage de déduction ne pourra plus dépasser 100% à partir de ce moment. Ainsi, pour les demandes à partir de ce moment, aucun avantage fiscal ne doit être déduit du TCO.

6.13. L’ATN de la voiture de société conduite par le travailleur ou à laquelle il a droit doit-elle être ajoutée au TCO ?

L'avantage de toute nature (ATN) de la voiture de société n'est pas déduite du TCO. Il ne s'agit pas d'une réduction des coûts dans le chef de l'employeur.

Si le travailleur paie une contribution personnelle pour l'usage privé de la voiture de société, celle-ci est en revanche déduite du TCO. Dans ce cas, il y a bien une réduction des coûts dans le chef de l'employeur.

Une partie de l'avantage de toute nature (selon le cas : 17% ou 40%) concerne une dépense non admise pour laquelle le même raisonnement s'applique que pour les frais de voiture non déductibles. L'impôt sur les sociétés sur ces dépenses non admises est ajouté au TCO (voir aussi la question "Dans le cas de la mise à disposition d'une voiture de société classique, les frais de voiture ne sont généralement que partiellement déductibles de l'impôt. Comment calculer la charge fiscale à ajouter au TCO ?").
 

Adapté - 6.14. En cas de mise à disposition d'une voiture électrique, dans l’hypothèse où les frais de voiture sont encore fiscalement déductibles à 120% au moment de la demande, comment calcule-t-on l’avantage fiscal à déduire du TCO ?

Si une voiture électrique a un coût de, par exemple, 30.000 euros et est éligible à une déduction fiscale de 120%, il y a alors un avantage fiscal sur 6.000 euros, dont le montant dépend du taux d'imposition de l'entreprise.

Cet avantage est une économie pour l'employeur, ce qui signifie qu'il doit être déduit du TCO.

Cette réduction du TCO n'intervient que si l'avantage en question a été perçu pendant la période couverte par le calcul du budget mobilité.

Une fois que la déduction fiscale de 120 % disparaîtra de l'impôt des sociétés à partir de 2020, la réduction du TCO avec cet avantage disparaîtra également progressivement.

Adapté - 6.15. L’ampleur du budget mobilité peut-elle être déterminée sans tenir compte des frais de l’employeur pour les déplacements professionnels, en vue d’indemniser le travailleur distinctement pour ces déplacements, en plus du budget mobilité?

Oui.

A partir du 01.01.2022, l’employeur a la possibilité, lors de la détermination du montant du budget mobilité du travailleur, de ne pas prendre en considération les frais résultant de l’utilisation de la voiture de société à des fins professionnelles.
Ces frais se limitent uniquement aux frais de carburant pour les déplacements professionnels. Il s'agit donc ici des frais réels de carburant de la voiture de société du travailleur liés à ses déplacements professionnels pour l'année précédant sa demande.

Toutefois, la condition est que l’employeur rembourse les frais de déplacement du travailleur pour ses déplacements à des fins professionnelles au-delà du budget mobilité lors de l’octroi de celui-ci.

Ici encore, l’intervention obligatoire de l'employeur dans les frais de déplacement à des fins professionnelles du travailleur en plus du budget mobilité est limitée aux frais réels de carburant. En outre, l'employeur peut, entre autres, utiliser le montant forfaitaire de 0,4201 euro par kilomètre - il s'agit du montant de l'indemnité kilométrique que l'État octroie aux membres de son personnel pour les déplacements avec leur véhicule personnel (ce montant s'applique pour la période du 1er octobre 2022 au 31 décembre 2022). Les frais de carburant représentent 30 % du forfait précité.

Si l'employeur octroie tout de même une indemnité kilométrique plus élevée, le montant qui dépasse les frais réels de carburant ou 30 % du forfait précité, et pour autant que cette indemnité forfaitaire plus élevée n’ait pas été déterminée selon certaines normes qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux., est soumis aux cotisations de sécurité sociale et aux impôts si le travailleur a utilisé sa voiture de société pour le déplacement professionnel auquel l'indemnité se rapporte. De cette manière, les employeurs sont encouragés à ne pas échanger contre un budget mobilité uniquement les voitures salaires (les voitures qui ne sont pas principalement utilisées à des fins professionnelles) mais également les voitures de fonction (c’est-à-dire les voitures qui sont nécessaires pour effectuer le travail convenu).

La manière dont les déplacements professionnels peuvent être indemnisés après octroi d’un budget mobilité est déterminée par le choix du travailleur dans le pilier 1, comme expliqué dans la question « L'employeur peut-il, en plus du budget mobilité, octroyer une indemnité kilométrique exonérée pour des déplacements professionnels?”.

Adapté - 6.16. Le montant du budget mobilité peut-il être déterminé sans tenir compte des frais de carburant, dans l'intention de rembourser ces frais distinctement au travailleur en plus du budget mobilité, en tenant compte ou non d'un nombre de kilomètres prédéterminé ?

Non.

En principe, le budget mobilité est calculé sur la base du coût annuel brut total pour l'employeur du financement et de l'utilisation d'une voiture de société, y compris les frais de carburant, comme expliqué ci-dessus dans la question " Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?" et expliquée dans la question " Comment l’employeur détermine-t-il les frais de carburant à prendre en compte pour déterminer l’ampleur du budget mobilité?".

En outre, les coûts réels du carburant pour la voiture de société respectueuse de l’environnement au titre du pilier 1 doivent être inclus dans le budget mobilité (voir également la question " De quelle manière le coût d'une voiture de société respectueuse de l'environnement est-il déterminé et imputé au budget mobilité ?").

Toutefois, à partir du 01.01.2022, l'employeur a la possibilité, lors de la détermination de l’ampleur du budget mobilité du travailleur, d'exclure la partie des frais de carburant liée aux déplacements professionnels (mais donc pas la totalité des frais de carburant). Voyez toutefois la question « L’ampleur du budget mobilité peut-elle être déterminée sans tenir compte des frais de l’employeur pour les déplacements professionnels, en vue d’indemniser le travailleur distinctement pour ces déplacements, en plus du budget mobilité? ").

6.17. Le budget mobilité doit-il être fixé individuellement par travailleur ou l'employeur peut-il fixer un budget mobilité par catégorie de fonctions ? 

En principe, le budget mobilité doit être fixé par travailleur individuel en fonction de la voiture et de la consommation de chaque travailleur pris séparément.

L’Administration accepte aussi que l'employeur fixe le budget mobilité sur la base de la voiture de référence qui vaut pour la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient, à condition qu'il applique cette méthode alternative pour fixer le budget mobilité de tous les travailleurs ayant une voiture de société. 

La même méthode doit être appliquée de manière cohérente :

  • soit fixer le budget mobilité par travailleur individuel ;
  • soit sur la base de la voiture de référence qui correspond à la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient.

Le choix fait est valable pour une période de trois ans. Ce n'est que par la suite que l'employeur peut opter pour l'application de l'autre méthode. Les accords déjà conclus restent pleinement en vigueur.

6.18. Comment l'employeur détermine-t-il le budget mobilité pour des travailleurs qui n'ont pas de voiture de société mais qui sont éligibles pour en avoir une ?

Différentes options sont possibles.

  • Soit le travailleur reçoit un montant déterminé : 
    • par mois (en cas de formules de leasing) ; ou
    • sur base annuelle (en cas d'achat) :
  • Soit le travailleur peut choisir entre différents types de voitures de société sur la base d'une liste composée par l'employeur.

Le budget mobilité est fixé en se basant sur la voiture de société que le travailleur aurait choisie.  Il doit donc sélectionner une voiture de société fictive et ensuite ne pas prendre celle-ci.

L'employeur doit fixer le TCO en se fondant sur ce choix. 

Idem en cas de changement de fonction ou de promotion. Si, de ce fait, le travailleur a droit à une voiture d'une catégorie inférieure ou supérieure, le montant du budget mobilité est adapté en fonction de la voiture fictive correspondante.

L’Administration accepte ici aussi que l'employeur détermine le budget mobilité en se basant sur la voiture de référence qui s'applique pour la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient, à condition qu’il reprenne cette méthode alternative dans son offre à l’ensemble des travailleurs et l’applique également pour fixer le budget mobilité de tous les travailleurs qui n’ont pas de voiture de société, mais qui sont éligibles pour en avoir une.

La même méthode doit être appliquée de manière cohérente :

  • soit fixer le budget mobilité par travailleur individuel ;
  • soit sur la base de la voiture de référence applicable à la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient.

Le choix fait est valable pour une période de trois ans. Ce n'est que par la suite que l'employeur peut opter pour l'application de l'autre méthode. Les accords déjà conclus restent pleinement en vigueur.

Attention ! Un employeur peut appliquer une méthode différente pour les travailleurs qui disposent déjà d'une voiture de société (p.ex. sur la base de la voiture de société qui est échangée contre un budget mobilité) et pour les travailleurs qui n'ont pas encore de voiture de société, mais qui sont éligibles pour en avoir une (p.ex. sur la base de la voiture de référence qui correspond à la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient).

6.19. L'employeur peut-il calculer le TCO de toutes les voitures de société actuelles d'une certaine catégorie de fonction, en prendre une moyenne et s'en servir comme référence pour l'affectation du budget mobilité à cette catégorie de fonction?

Oui.

L'employeur peut déterminer le budget mobilité sur la base de la voiture de référence applicable à la catégorie de fonction à laquelle appartient le travailleur, en utilisant le calcul du TCO moyen de toutes les voitures de société actuelles au sein d’une même catégorie de fonction.
 

6.20. Un travailleur avait droit à une voiture de société, mais a choisi une voiture d’une catégorie inférieure à celle à laquelle il avait droit. Quel est le point de départ pour le calcul du TCO?

Dans cette situation, le budget mobilité peut être calculé en tenant compte de la catégorie (supérieure) de voiture de société à laquelle le travailleur avait droit.

L’employeur peut alors utiliser les mêmes méthodes pour déterminer le budget mobilité que pour les travailleurs qui n’ont pas de voiture de société, mais qui y sont éligibles, comme expliqué ci-dessus dans la question « Comment l'employeur détermine-t-il le budget mobilité pour des travailleurs qui n'ont pas de voiture de société mais qui sont éligibles pour en avoir une ?”.

Adapté - 6.21. Comment l’employeur détermine-t-il les frais de carburant à prendre en compte pour déterminer l’ampleur du budget mobilité?

Le budget mobilité est calculé sur la base du coût annuel brut total pour l’employeur du financement et de l’utilisation d’une voiture de société, comme expliqué ci-dessus dans la question « Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?”.

Les frais de carburant sont compris dans le prix mensuel du leasing ou de la location de la voiture

Dans ce cas, il n’y a bien entendu pas de frais de carburant supplémentaires ajoutés au budget mobilité.

Les frais de carburant ne sont pas compris dans le prix mensuel du leasing ou de la location de la voiture

Dans ce cas, le coût brut total pour l’employeur des frais de carburant de la voiture de société du travailleur sur l’année précédant sa demande est repris dans le budget mobilité.

Si on utilise une voiture de référence pour déterminer l’ampleur du budget mobilité (voir aussi les questions « Le budget mobilité doit-il être fixé individuellement par travailleur ou l'employeur peut-il fixer un budget mobilité par catégorie de fonctions ?” et « Comment l'employeur détermine-t-il le budget mobilité pour des travailleurs qui n'ont pas de voiture de société mais qui sont éligibles pour en avoir une ?”, il convient d’utiliser également un budget de référence pour déterminer le montant des  frais de carburant.

Étant donné que le montant du budget mobilité varie normalement en fonction des frais de carburant du travailleur, l’Administration accepte que le budget de référence pour les frais de carburant varie en fonction des déplacements domicile-lieu de travail du travailleur, aux conditions suivantes:

  • l’employeur détermine le montant des frais de carburant sur la base des frais de carburant réels de son entreprise. Comme alternative, il peut utiliser la méthode forfaitaire suivante: 200 jours x distance domicile-lieu de travail x 2 x 30% du forfait de  0,4201 euro par kilomètre - il s’agit du montant de l’indemnité kilométrique que l’État octroie à son personnel pour les déplacements de service (ce montant s’applique pour la période du 1er octobre 2022 au 31 décembre 2022) ;
  • l’employeur reprend expressément cette méthode de détermination du TCO dans l’offre faite à tous les travailleurs;
  • l’employeur applique cette méthode de détermination du TCO à tous les travailleurs.

Si le travailleur travaille à temps partiel, il est possible que le budget de référence pour les frais de carburant soit calculé au prorata (voir également les questions " Le budget mobilité est-il influencé par le fait que le travailleur soit occupé à temps partiel au moment de l'entrée dans le système du budget mobilité?" et " Le budget mobilité est-il influencé par le fait que le travailleur soit occupé à temps partiel après l'entrée dans le système du budget mobilité?").

6.22. L'employeur est-il autorisé à fixer un budget de référence pour les frais de carburant sans tenir compte de la distance du trajet domicile-lieu de travail du travailleur ?

Si une voiture de référence est utilisée pour déterminer le montant du budget mobilité, un budget de référence sera également utilisé pour déterminer le montant des frais de carburant (voir également la question " Comment l’employeur détermine-t-il les frais de carburant à prendre en compte pour déterminer l’ampleur du budget mobilité?" lien 6.17.]).

Dans ce contexte, l'employeur peut calculer des frais de carburant forfaitaires par travailleur, mais n'est pas obligé de le faire. De cette manière, l'employeur peut établir un budget de référence pour les frais de carburant par catégorie de fonction sur la base des frais de carburant réels dans son entreprise.

Lors de l'imputation des frais de carburant au budget mobilité dans le cadre du pilier 1, il faut bien entendu tenir compte des frais de carburant réels par travailleur (voir également la question " De quelle manière le coût d'une voiture de société respectueuse de l'environnement est-il déterminé et imputé au budget mobilité ?").
 

Adapté - 6.23. Comment le budget mobilité est-il calculé lorsque le travailleur entre dans le système en cours d'année civile ? 

Le budget mobilité est égal aux coûts annuels réels pour l'employeur de la voiture de société que le travailleur déclare ou à laquelle le travailleur avait droit.

Il s'agit donc d'un montant annuel qui est octroyé en fonction du nombre de jours calendrier pendant lesquels le travailleur a participé au système du budget mobilité au cours de l'année civile en question. Ainsi, lors du passage d’une voiture de société en un budget mobilité, les régimes fiscaux ne se cumulent pas. Le calcul de l’avantage de toute nature pour l’utilisation à des fins personnelles d’un véhicule mis gratuitement à disposition par l’employeur s’effectue en effet également par jour calendrier où le travailleur a effectivement eu la voiture à sa disposition.

L'objectif n'est pas de mettre à disposition le budget mobilité d'une année entière en cas d'entrée dans le système en décembre. Par l'obligation de décompte à la fin de chaque année civile, un travailleur ne pourrait presque pas faire de choix de mobilité durables. De ce fait, la quasi-totalité du montant annuel devrait être payée dans le pilier 3. De plus, une telle approche ne serait pas neutre sur le plan budgétaire pour l'employeur. 

6.24. Le budget mobilité est-il influencé par le fait que le travailleur soit occupé à temps partiel au moment de l'entrée dans le système du budget mobilité?

Travailler à temps partiel au moment de l'entrée dans le système de budget mobilité peut déboucher sur un budget mobilité moins important qu'en cas d'occupation à temps plein. 

Ce sera généralement le cas lorsqu'un employeur détermine le TCO qui sert de base au budget mobilité pour chaque travailleur à part. Les coûts (para)fiscaux pour la voiture proprement dite restent les mêmes pour les travailleurs à temps plein ou à temps partiel.  La différence résidera principalement dans le nombre de kilomètres parcourus pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail (frais de carburant). 

Si le contrat de travail à temps partiel est presté en moins de 5 jours par semaine, le TCO pour l'employeur sera potentiellement moins important que pour le travailleur à temps plein qui travaille tous les jours de la semaine et qui a donc un plus grand nombre de déplacements domicile-lieu de travail. 

On ne peut pas exclure non plus des différences entre travailleurs à temps partiel. Le TCO pour une occupation à temps partiel étalée sur 5 jours par semaine sera potentiellement plus élevé que dans le cas d'un étalement sur moins de 5 jours. 

Souvent, la politique relative aux voitures de société d'un employeur prévoit aussi la possibilité de conserver (le droit à) une voiture de société en cas de passage d'un emploi temps plein à un emploi temps partiel, moyennant le paiement d'une contribution personnelle du travailleur dans l'utilisation de la voiture. 

Cette contribution personnelle influencera la hauteur du TCO. 

6.25. Un travailleur dispose simultanément de plusieurs voitures de société pour son usage personnel.  Reçoit-il pour cela un budget mobilité plus élevé ? 

Un travailleur qui dispose de plusieurs voitures de société chez le même employeur ne peut échanger qu'une seule voiture de société contre un budget mobilité.  

Renoncer à une voiture de plus n'entraînera donc pas une augmentation du budget. 

6.26. Un travailleur dispose d'une voiture de société dont la période de leasing est sur le point d'expirer et souhaite opter pour le budget mobilité au lieu d'une nouvelle voiture de société. Le budget mobilité est-il alors calculé sur la base de la voiture de société actuelle du travailleur ou sur la base de la nouvelle voiture de société à laquelle le travailleur a droit ?

Le montant du budget mobilité correspond aux coûts annuels bruts pour l'employeur de la voiture de société à laquelle le travailleur a droit.

Par conséquent, le moment où (le droit à) la voiture de société est converti(e) en budget mobilité est décisif pour déterminer si les coûts bruts annuels doivent être calculés en tenant compte de la voiture que le travailleur possède ou de celle qu'il pourrait posséder à l'avenir :

  • Si le travailleur renonce à sa voiture de société pendant la période de leasing, et pour autant que l'employeur l’autorise, la voiture de société dont dispose le travailleur sera prise en compte.
  • Si le travailleur renonce à son droit à une nouvelle voiture de société à la fin de la période de leasing, la voiture de société à laquelle le travailleur a droit sera prise en compte.

Si l'employeur a modifié sa politique en matière de voitures de société pour les nouvelles voitures de société, la nouvelle politique sera également prise en compte dans le deuxième cas (voir également la question " Que se passe-t-il si la politique relative aux voitures de société de l'employeur change et qu'à partir d'un certain moment, des voitures d'une catégorie inférieure sont offertes ?  Quel effet cela aura-t-il sur le budget mobilité ?").

6.27. Un employeur prend des voitures de société en leasing pour une période de 3 ans et procède ensuite à leur achat. Si un travailleur opte pour l’application du budget mobilité, sur quelle base le budget mobilité est-il calculé ?

La réponse à cette question dépend du moment où la voiture de société est échangée contre un budget mobilité (voir également la question "Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?":

  • Si, à ce moment, la voiture est toujours prise en leasing par l'employeur, le montant du budget mobilité est déterminé en tenant compte du prix mensuel de location ou de leasing de la voiture, ainsi que de tous les frais de carburant, d'assurance, de la contribution de solidarité CO2, de la TVA non déductible, de l'impôt sur les sociétés sur les frais de voiture non déductibles, etc.
  • Si la voiture appartient déjà à l'employeur à ce moment-là, le montant du budget mobilité est déterminé en tenant compte d'une dépréciation annuelle de 20 %. Pour ce faire, il faut tenir compte du coût réel de la voiture de société pour l'employeur, y compris les options et les accessoires facturés, les remises accordées, et tous les frais de carburant, d’assurances, la cotisation de solidarité CO2, la TVA non déductible, l’impôt de société sur les frais de voiture non déductibles, etc. Une fois établi, ce montant est imputé au budget mobilité sur une base annuelle. La période d'amortissement de la voiture de société restituée ou de la voiture de société à laquelle le travailleur a droit n'est pas pertinente dans ce contexte.

Facteurs qui influencent le budget mobilité

Adapté - 6.28. Le montant du budget mobilité est-il fixé une fois pour toutes ?

Non

Le budget mobilité n'est pas une donnée statique. 

Un changement de fonction ou une promotion à la suite desquels un travailleur se retrouve dans une catégorie de voiture inférieure ou supérieure influencera de manière positive ou négative la taille du budget mobilité, à partir du premier jour du mois au cours duquel le changement de fonction ou la promotion a lieu. 

6.29. Le budget mobilité est-il indexé ? 

L'employeur n'est pas tenu d'indexer le budget mobilité.  Mais il peut mettre en place un système propre d'indexation.  

Le résultat d'une telle adaptation propre à l'entreprise ne peut toutefois jamais dépasser le résultat qu'aurait donné une adaptation du budget mobilité par l'employeur selon l'indice salarial sectoriel.

En cas d'indice salarial sectoriel négatif, l'employeur peut donc être obligé de l'appliquer également au budget mobilité, c'est-à-dire si l'indice propre à l'entreprise est proche ou égal au niveau de l'indice des salaires sectoriel. Par exemple : un employeur indexe le budget mobilité pour la moitié de l'indice sectoriel des salaires. L'indice salarial sectoriel évolue comme suit : +2%, +1%, +3%, -2%. En conséquence, l'indice propre à l’entreprise évolue comme suit : +1%, +0,5%, +1,5%, -1%. Dans ce cas, l'employeur n'est pas obligé d'appliquer l'indexation négative. En effet, l'indice salarial sectoriel est de 103,99 (+3,99%), alors que l'indice propre à l'entreprise, sans indexation négative, est de 103,03 (+3,03%). Si l'employeur suit l'indice salarial sectoriel, alors il devra procéder à une indexation négative.

Le mécanisme d'indexation doit faire l'objet d'un accord entre l'employeur et ses travailleurs. Le même mécanisme d'indexation doit être appliqué au budget mobilité de tous les travailleurs. 

6.30. Une modification du montant de l'indemnité kilométrique accordée par l'État à son personnel pour les déplacements de service a-t-elle une incidence sur le budget mobilité ?

Les frais de carburant ne peuvent être fixés de manière forfaitaire que lorsqu'une voiture de référence est utilisée pour déterminer le montant du budget mobilité (voir également la question "Comment l’employeur détermine-t-il les frais de carburant à prendre en compte pour déterminer l’ampleur du budget mobilité?" ).

Le montant du budget mobilité est déterminé après la demande du travailleur et avant toute décision positive de l'employeur (voir également la question "Comment introduire la demande de budget mobilité?").

Le montant forfaitaire par kilomètre applicable à ce moment peut être utilisé.

Une fois le montant du budget mobilité déterminé, ce montant reste en principe inchangé (voir également la question "Le montant du budget mobilité est-il fixé une fois pour toutes ?").

Il n'est donc pas ajusté en fonction d'une augmentation ou d'une diminution ultérieure du montant forfaitaire par kilomètre.
L’éventuel coût supplémentaire pour le travailleur peut être compensé par l'indexation de son budget mobilité (voir aussi la question "Le budget mobilité est-il indexé ? ").

6.31. Une modification du montant de la contribution de solidarité CO2 a-t-elle un impact sur le budget mobilité ?

Une modification du montant de la contribution de solidarité CO2 n'a pas d'impact sur la taille du budget mobilité du travailleur.

Toutefois, un tel changement est pertinent dans le contexte des dépenses du budget mobilité dans le pilier 1, puisque les coûts réels d'une voiture de société respectueuse de l’environnement doivent être imputés au budget mobilité (voir également la question "Comment le coût d'une voiture de société écologique est-il déterminé et inclus dans le budget mobilité ?").

L’éventuel coût supplémentaire pour le travailleur peut être compensé par l'indexation de son budget mobilité (voir aussi la question "Le budget mobilité est-il indexé").

Adapté - 6.32. Que se passe-t-il si la politique relative aux voitures de société de l'employeur change et qu'à partir d'un certain moment, des voitures d'une catégorie inférieure sont offertes ?  Quel effet cela aura-t-il sur le budget mobilité ? 

Le budget mobilité est fixé au moment de la fourniture de la voiture de société ou de l'entrée dans le système pour ceux qui ont droit à une voiture de société mais qui n'ont pas exercé ce droit.  Le budget est uniquement revu à la suite d'un changement de fonction ou d’une promotion, qui fait que le travailleur se retrouve dans une catégorie de fonction pour laquelle le système salarial de l'employeur prévoit un budget inférieur ou supérieur.

Si l'employeur adapte sa politique relative aux voitures de société, cela n'a pas d'impact sur le budget mobilité pour les travailleurs qui en disposent déjà, sauf en cas de modification de catégorie de fonctions. 

Mais les nouveaux qui entrent dans le système (par exemple, en cas de recrutement) subiront eux les effets de la nouvelle politique de l'employeur en matière de voitures de société.  Le budget mobilité est alors déterminé en fonction des voitures de société qui sont offertes à ce moment-là en vertu de la nouvelle politique de l'employeur en matière de voitures de société. La date de demande du budget mobilité par le travailleur est donc importante.

6.33. Un employeur peut-il augmenter le budget mobilité de ses travailleurs en ajustant les politiques et les budgets relatifs aux voitures de société ?

Un ajustement de la politique de voitures de société ou des budgets de voitures de société par l'employeur ne peut pas simplement entraîner une augmentation des budgets mobilité de ses travailleurs, comme expliqué ci-dessus dans la question " Que se passe-t-il si la politique relative aux voitures de société de l'employeur change et qu'à partir d'un certain moment, des voitures d'une catégorie inférieure sont offertes ?  Quel effet cela aura-t-il sur le budget mobilité ? "].

Adapté - 6.34. Que se passe-t-il si l'entreprise déménage et/ou que le travailleur déménage ? Quel effet cela a-t-il sur le budget mobilité ? 

Un déménagement de l'entreprise ou du travailleur n'a pas d'impact sur le montant du budget mobilité.  

Le budget mobilité est en effet fixé au moment de la fourniture de la voiture de société ou au moment du droit à une voiture de société.  

Mais un déménagement peut avoir un impact sur la possibilité d'utiliser le budget mobilité pour financer des coûts de logement : l'utilisation du budget mobilité pour financer un loyer, des intérêts et des amortissements du capital d'emprunts hypothécaires peut de ce fait devenir possible ou ne plus l’être. 

6.35. Le budget mobilité est-il influencé par le fait que le travailleur commence à travailler  à temps partiel après l'entrée dans le système du budget mobilité?

Lorsque le travailleur passe d'un régime à temps plein à un régime à temps partiel après l'entrée dans le système du budget mobilité, cela n'influence normalement pas la hauteur du budget mobilité. 

La loi prévoit uniquement une modification du budget mobilité si le travailleur, à la suite d'une modification de fonction ou d'une promotion, se retrouve dans une catégorie de fonctions à laquelle est liée une voiture de catégorie inférieure ou supérieure. 

Le budget mobilité peut malgré tout être influencé en fonction de la politique relative aux voitures de société de l’employeur : 

  • La politique relative aux voitures de société prévoit que le droit à une voiture de société se perd en cas d'occupation à temps partiel (par exemple dès que le travailleur est occupé moins de 80% d’un travailleur à temps plein) ; 

A partir du premier jour du mois au cours duquel le travailleur n'a plus droit à une voiture de société parce qu'il est occupé à temps partiel, l'octroi du budget mobilité s'arrête. 

  • La politique relative aux voitures de société prévoit que le droit à une voiture de société est maintenu en cas de basculement vers un emploi à temps partiel, moyennant le paiement d’une contribution personnelle.

Dans ce cas de figure, l'employeur peut réduire le budget mobilité, en fonction de la contribution propre qui devrait être payée, à condition que cette possibilité soit explicitement prévue dans l'offre faite à tous les travailleurs.

Suivi du budget mobilité

Adapté - 6.36. De quelle manière le travailleur peut-il suivre l'utilisation du budget mobilité?

Le budget mobilité est mis virtuellement à la disposition du travailleur, par exemple via un site web ou une app. Afin d’accroître la transparence du décompte des frais relatifs au pilier 1, à partir du 01.01.2022, le montant total du budget mobilité doit être mis à la disposition du travailleur sous une forme virtuelle sur un compte mobilité.

Le travailleur a, à tout moment, accès aux informations suivantes sur l'état de son budget mobilité personnel :

  • ses données d'identification;
  • sa catégorie de fonctions et la date à partir de laquelle il appartient à cette catégorie;
  • le montant initial;
  • les affectations dans le premier pilier;
  • les affectations dans le deuxième pilier;
  • les frais de gestion du budget mobilité, dont les frais de gestion du compte mobilité;
  • la date de validité du budget mobilité, plus précisément la date limite à laquelle le solde disponible peut encore être utilisé dans les piliers 1 et/ou 2;
  • le solde disponible;
  • l’adaptation du montant du budget mobilité en cas de promotion ou de changement de fonction.

6.37. À quelle date l'employeur doit-il régler les dépenses du budget mobilité : la date d'utilisation, la date de facturation ou la date de paiement ?

Les coûts d'utilisation des moyens de transport dans le cadre d'un budget mobilité sont réglés en fonction de la date à laquelle le paiement est effectué au fournisseur.

En effet, le travailleur doit avoir accès à tout moment aux informations relatives à l'état de son budget mobilité, y compris la date à laquelle les moyens de transport durables ont été financés (voir également la question « De quelle manière le travailleur peut-il suivre l'utilisation du budget mobilité? »).
 

6.38. Les données personnelles des travailleurs sont-elles protégées?

C’est l’employeur qui crée et qui gère le compte mobilité. Il peut confier ces tâches à un sous-traitant. 

L’employeur est responsable du traitement des données à caractère personnel. À ce titre, il est tenu de prendre les mesures nécessaires afin de garantir les droits des travailleurs concernés et de fournir une information claire et transparente.

6.39. L’employeur doit-il obligatoirement faire appel à une tierce partie pour la création et la gestion d’un compte mobilité?

Non.

Un compte mobilité doit être créé au nom du travailleur bénéficiaire.

Ce compte mobilité est une banque de données dans laquelle le budget mobilité est enregistré et géré par l’employeur.

Pour ce faire, l’employeur peut aussi recourir aux services d’un tiers afin que celui-ci garantisse, en tout ou partie, en son nom, la création et la gestion du compte mobilité.

L’employeur n’est toutefois pas obligé de procéder de la sorte.

Adapté - 6.40. Y a-t-il des formalités spécifiques imposées pour la gestion d’un compte mobilité?

Non.

L’employeur peut opter pour la forme de son choix pour la gestion d’un compte mobilité. Il suffit d'utiliser un tableur digital, à condition que les conditions de création, d'enregistrement, de gestion, de respect de la vie privée, etc. soient respectées.

Le compte mobilité doit toutefois permettre à l’employeur:

  • par travailleur bénéficiaire, d’octroyer et de suivre le budget mobilité et d’enregistrer tous les frais financés par le budget mobilité;
  • d’augmenter ou de diminuer le budget mobilité en cas de modification de fonction ou de promotion pour le travailleur concerné;
  • de bloquer l’accès au solde du budget mobilité le jour où l’octroi du budget mobilité prend fin;
  • de procéder à un nouveau calcul du budget mobilité afin de permettre à l’employeur d’exiger le remboursement des sommes indûment utilisées (voir aussi la question « Que se passe-t-il en cas de dépassement du budget mobilité disponible?”);
  • de calculer la partie du solde du budget mobilité à calculer que le travailleur n’a pas utilisée pendant l’année calendrier pour le financement  d’une voiture de société respectueuse de l’environnement dans le pilier 1 et/ou de moyens de transport durables dans le pilier 2 et qui lui sera versée en espèces une fois par an, au plus tard en même temps que le salaire du premier mois de l’année suivante.

Dépassement du budget mobilité

6.41. Que se passe-t-il en cas de dépassement du budget mobilité disponible?

Dans certaines situations, une surconsommation du budget mobilité est possible, parce que le montant du budget mobilité doit être adapté dans le courant de l'année.

Cela peut se produire quand le travailleur:

  • quitte l’entreprise avant la fin de la durée de validité du budget mobilité;
  • exerce une nouvelle fonction à laquelle est liée une voiture de société plus petite en vertu de la politique salariale en vigueur;
  • exerce une nouvelle fonction à laquelle n'est pas liée une voiture de société.

L'employeur doit alors pouvoir récupérer auprès du travailleur les sommes utilisées indûment. Quand l'employeur demande un remboursement, le travailleur doit rembourser les sommes utilisées indûment dans les 30 jours qui suivent la demande de l'employeur.

De même, quand le travailleur utilise le budget mobilité pour des moyens de transport non autorisés, il doit rembourser les sommes utilisées indûment dans les 30 jours qui suivent la demande de l'employeur.

En cas de surconsommation et/ou d'utilisation indue du budget mobilité, l'employeur fournit un calcul détaillé des sommes à rembourser au travailleur.

6.42. Quid en cas de budget mobilité insuffisant?

Quand un travailleur affecte des moyens financiers propres à un moyen de transport durable et en réclame le remboursement dans le cadre de son budget mobilité, mais que le montant du budget mobilité est insuffisant, l'employeur rembourse le travailleur seulement à concurrence du montant du budget encore disponible. 

Si l'employeur rembourse tout de même l'entièreté du montant au travailleur, il devra considérer la différence comme un avantage salarial et la soumettre aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.

Quand un travailleur, par le biais du budget mobilité, affecte de l'argent à un moyen de transport durable, mais que le montant de son budget mobilité est insuffisant, le travailleur doit rembourser la différence à l'employeur ou l'employeur doit considérer la différence comme un avantage salarial et la soumettre aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.

En raison du décompte obligatoire à la fin de chaque année calendrier, il n'y a pas de marge pour épargner du budget et le transférer à une période suivante.